Wer eine Webseite betreibt, kann mit Tracking-Tools wie Google Analytics nachvollziehen, wie viele User die Webseite besuchen und wie sie sich dort verhalten. Sobald sie aber ein Dokument heruntergeladen haben, war es bisher vorbei mit dem Tracking. Doch jetzt gibt es die Möglichkeit, auch diese zu tracken und zu verfolgen, was Nutzer mit einer PDF oder Word-Datei nach dem Download machen. Was es mit der neuen Technologie auf sich hat und wie ihr damit eure Dokumente optimieren könnt, erfahrt ihr heute auf meinem Blog.
Also lasst uns starten und uns die „intelligenten Dokumente“ genauer betrachten…
Dokumente tracken und verbessern
Mithilfe von Anbietern wie foxit oder DocTracking könnt ihr jetzt auch Dokumente tracken, die ihr per Mail verschickt oder zum Download anbietet.
Dabei könnt ihr die Datei nachverfolgen und erfahrt, wie der Nutzer damit interagiert. Ihr könnt das gesamte Dokument tracken oder nur einzelne Seiten. Dabei könnt ihr Antworten auf folgende Fragen erhalten:
- Wie lange betrachtet der Leser das Dokument oder einzelne Seiten?
- Wie oft ruft er das Dokument oder einzelne Seiten auf?
- Wann und wo öffnet er das Dokument?
- Welche Seiten überspringt er?
- Druckt er das Dokument oder einzelne Seiten aus?
- Auf welches Gerät lädt er das Dokument herunter?
- Bearbeitet er das Dokument oder fügt Kommentare ein?
So nutzt ihr die Erkenntnisse aus den Dokumenten
Natürlich bringt euch das Tracking nur etwas, wenn ihr die gewonnenen Daten auch richtig nutzt. Daher ist es wichtig, dass ihr die Daten aus dem Dokumententracking aufbereitet und analysiert. So könnt ihr zum Beispiel überprüfen, welche PDF mit welchem Thema und welchem Layout besonders gut ankommt. Liest sich euer Kunde alle Seiten durch oder überspringt er einige? Wenn ja, könnt ihr diese thematisch anders gestalten, durch eine Grafik auflockern oder sogar ganz löschen. Vielleicht habt ihr auch einfach zu lange Texte und solltet diese kürzen. Dank des Trackings könnt ihr die Schwachstellen eurer Dokumente herausfiltern und genau dort ansetzen.
Mit dem gleichen Prinzip könnt ihr auch Vorträge und Präsentationen tracken und sie so verbessern. Wenn ihr eure Präsentation zum Download anbietet, könnt ihr herausfinden, welche Folien eure Nutzer besonders interessieren und euren nächsten Vortrag entsprechend gestalten.
Tracking von Dokumenten: Risiken beachten
Wenn ihr jetzt denkt „Hey toll, lasst uns loslegen und alle Dokumente tracken“, dann solltet ihr einen Gang zurück schalten und euch zunächst ein Konzept für euer Tracking überlegen. Denn genauso wie beim „normalen“ Tracking ist auch beim Dokumenten-Tracking nicht alles erlaubt. Diese Punkte solltet ihr beachten:
- Informiert den Nutzer über das Tracking und darüber, welche Informationen ihr dadurch erhaltet
- Aus Datenschutzgründen müssen die Nutzungsdaten vollständig anonymisiert sein
- Der Nutzer muss die Möglichkeit haben, das Tracking zu deaktivieren (ähnlich wie bei Cookies). Bei Unklarheiten solltet ihr euch an euren Datenschutzbeauftragten wenden
- Verwendet für das Tracking gängige Dateiformate (zum Beispiel PDF), da ihr so erstens dafür sorgt, dass euer Dokument von möglichst vielen Usern heruntergeladen wird, und zweitens das Tracking (bislang) nur für gängige Formate angeboten wird
- Der Endnutzer darf nicht aufgrund des Trackings dazu gezwungen werden, eine Software zu installieren oder zu kaufen
Fazit:
Das Dokumententracking liefert euch wertvolle Infos, die euch dabei helfen, eure Dokumente zu verbessern. Außerdem kann es euch zeigen, von wem und an welchen Orten sie heruntergeladen werden. Vielleicht könnt ihr euch so ganz neue Märkte erschließen. Die Risiken und Datenschutzvorgaben müsst ihr dabei aber immer im Blick behalten!
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