25 nützliche Tools für Freelancer:innen

Als Freelancer:in musst du dich um einiges kümmern, um dein Business am Laufen zu halten – im besten Fall geben sich deine Auftraggeber:innen dabei die Klinke in die Hand. Viele verschiedene Aufträge bedeuten aber auch: viel Organisation, viel Projektplanung und auch einige buchhalterische Aufgaben. Zum Glück gibt es mittlerweile für fast jede Herausforderung eine passende Lösung. In diesem Artikel habe ich einige der besten Tools zusammengefasst, die dir die Arbeit als Freelancer:in enorm erleichtern können.

Asana

Aus meiner Sicht bietet Asana eines der umfangreichsten kostenlosen Projektmanagement-Tools und das bereits in der kostenlosen Version. Hier kannst du verschiedene Projekte anlegen und diese in kleinste Unteraufgaben aufteilen, was besonders bei großen und umfangreichen Projekten hilfreich sein kann. Das Tool schickt dir jeden Tag eine E-Mail, in der die Aufgaben des Tages zusammengefasst sind, so behältst du den Überblick und kannst strukturiert arbeiten. Du kannst dir in Asana auch Erinnerungen setzen – zum Beispiel für Rechnungen oder geplante Telefonate – außerdem bietet die kostenlose Version bereits eine Integration als App und Desktop-Version.

Kostenpflichtige Versionen:

• Premium (ab 10,99 Euro monatlich) mit zusätzlichen Services wie detaillierten Zeitplänen oder Fortschritts-Anzeigen
• Business (ab 24,99 monatlich) mit Integrationen der Adobe Creative Cloud, Salesforce oder Tableau.

Alternative: Trello, Funktion Fox

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Meetergo:

Zu den wichtigsten Aspekten für die Kundenakquise gehört deine eigene Webseite – dort kannst du nicht nur dein Business und vergangene Projekte in Szene setzen, sondern potenziellen Kundinnen und Kunden auch die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme geben. Hier gilt: Je weniger Hürden, desto eher wird jemand dich kontaktieren. Meetergo bietet hier eine Lösung zur Online-Terminplanung, die du bereits in der kostenlosen Variante in deiner Webseite integrieren kannst. So gibst du Interessent:innen gleich die Möglichkeit, über ein Online-Formular einen Termin mit dir zu vereinbaren. Meetergo lässt sich in der kostenlosen Version bereits mit Microsoft Outlook oder Google Mail verbinden.

Kostenpflichtige Versionen:

• Essentials (7 Euro monatlich) mit unbegrenzten Terminarten, Integration von Webinaren, so wie Einstellung automatisierter Follow-Ups.
• Growth (13 Euro monatlich) inklusive Anbindungen an HubSpot, Pipdrive und automatisierten Worksflows.
• Teams (25 Euro monatlich) mit CRM-Funktionen, Funnels, Webhooks und Round Robin Terminarten.

Alternativen: Calendly, Emlen  

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TimeCamp

Wie lange arbeite ich genau an Aufgabe X für Projekt Y? Wie viel Zeit geht täglich für nicht fakturierbare Tätigkeiten wie das Erstellen von Rechnungen oder die Suche nach neuen Projekten drauf? Mit einem Zeiterfassungstool wie Timecamp bekommst du einen viel besseren Überblick darüber, wie viel Zeit du tatsächlich für welche Tätigkeiten aufwendest. Das Tool bietet bereits in der kostenlosen Version Integrationen in Browser, Desktop oder mobile Apps, richtig mächtig wird Timecamp aber erst in der Pro-Version (ab 7,99 Euro pro Monat).

Alternativen: Toggl Track, Harvest

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Evernote

Du hast bei einem Kundentermin wichtige Notizen gemacht und weißt nicht mehr, wo du sie abgelegt hast? Für einen Termin hast du eine Liste erstellt und suchst nun in deiner Ordnerstruktur? Vor kurzem gab es einen LinkedIn-Post zu einem wichtigen Thema, den du aber nicht mehr findest? Für all das hat Evernote eine Lösung: Mit dem Tool kannst du Notizen, Skizzen oder To-Do-Listen zentral an einem Ort speichern und dank der Stichwortsuche auch ganz einfach wiederfinden. Außerdem gibt es den Web-Clipper, mit dem du einfach einen Screenshot von Webseiten, Online-Artikeln oder Social-Media-Posts machen und ebenfalls im Tool speichern kannst.

Kostenpflichtige Versionen:

• Personal (ab 8,33 Euro monatlich) – mit mehr Speicherplatz im Tool, zusätzlichen Widgets und Offline-Zugriff.
• Professional (ab 10,83 Euro monatlich) – mit booleschen Operatoren, Downloadfunktionen für Notizen sowie Integration mit Slack, Microsoft Teams und weiteren Diensten.

Alternative: Notion

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Banking und Buchhaltung

Kontist

Banking und mehr: Kontist ist in der kostenlosen Variante ein Tool, mit dem du als Freelancer:in ein Geschäftskonto eröffnen kannst – inklusive virtueller VISA-Kreditkarte sowie der Möglichkeit, bis zu zwei Rechnungen pro Monat direkt im Tool zu erstellen. Wirklich sinnvoll wird Kontist aus meiner Sicht aber erst in der Duo-Variante (ab 13 Euro monatlich), da hier eine Integration der Buchhaltungssoftware Lexoffice integriert ist. Diese ermöglicht dir ein übersichtliches und automatisiertes Rechnungsmanagement, was deinen Arbeitsalltag als Freelancer:in deutlich erleichtern kann.

Kostenpflichtige Versionen:

• Premium (9 Euro monatlich) – automatische Steuerrücklagen für Einkommens – und Umsatzsteuer, physische und virtuelle Visa Business Debit-Karte, Apple Pay, Google Pay und Beleg Scan.
• Duo (13 Euro monatlich) – inklusive der Buchhaltungssoftware Lexoffice M

Kontist bietet außerdem verschiedene Tools zur Buchhaltung an, die sich auch mit dem Geschäftskonto kombinieren lassen.

Alternativen: Revolut

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PayPal

Das virtuelle Bezahlsystem bietet Selbständigen mit PayPal Business die Möglichkeit, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Der große Vorteil von PayPal liegt darin, dass du es als komplette Zahlungslösung einsetzen kannst und dank der App-Integration von überall auf das Konto zugreifen kannst. Das PayPal Geschäftskonto ist generell kostenlos, es fallen allerdings Gebühren für Transaktionen an.

Alternativen: Moneymoney

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SevDesk

Rechnungen schreiben, Buchhaltung und für alle, die Produkte verkaufen, auch ein Tool für die Warenwirtschaft: SevDesk ist ein sehr umfangreiches Buchhaltungstool. Anders als bei anderen Anbieter:innen gibt es aber keinen kostenlosen Zugang, sondern lediglich eine kostenlose Testphase – allerdings lässt sich diese auf bis zu 12 Monate verlängern. SevDesk gibt es in drei Varianten:

• Rechnung (8,90 Euro monatlich) – hier kannst du Rechnungen schreiben, Angebote erstellen sowie eine Verknüpfung zu deiner:m Steuerberater:in erstellen.
• Buchhaltung (17,90 Euro monatlich) – diese Variante ist gerade für diejenigen, die wenig Erfahrung mit dem Thema Buchhaltung haben, eine enorme Erleichterung, denn das Tool übernimmt wichtige Funktionen wie Belegerfassung, EÜR & GuV oder eine Umsatzsteuervoranmeldung und bietet Schnittstellen zum Online-Banking oder Steuerberater:innen.
• Warenwirtschaft (42,90 Euro monatlich) – ist relevant, wenn du auch Produkte verkaufst und beinhaltet die Funktionen Lagerverwaltung sowie Kunden- und Lieferantenpreise.

Alternativen: Fastbill, Lexoffice

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Tools für mehr Cybersicherheit

Bitwarden

Ein wichtiges, oft unterschätztes Thema für viele Freelancer:innen ist Cybersicherheit. Gutes Passwortmanagement gehört dabei zu den Grundlagen für mehr Sicherheit. Bitwarden bietet einen der besten Passwortmanager, der für jeden von dir genutzten Dienst ein eigenes Passwort generiert und verwaltet. Bitwarden bietet außerdem mobile Integrationen an, so ist auch dein Smartphone oder Tablet abgesichert.

Kostenpflichtige Versionen:

• Personal Premium (etwa 10 Euro jährlich) – für bis zu zwei Nutzer:innen pro Account, inklusive Authentificator, sowie Notfalls Service und Premium Support.
• Business Teams (etwa 3 Euro monatlich) – unbegrenzte Anzahl an Nutzer:innen.

Alternativen: Last Pass

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Tools für deine Webseite

eRecht24

Für Freelancer:innen ist ein eigener Webauftritt eigentlich Pflicht – gleichzeitig birgt eine Webseite auch ein enormes Abmahnrisiko, besonders im Bereich Datenschutz, sowie Rechtsverletzungen. eRecht24 bietet aus meiner Sicht die umfangreichste Tool-Box, um das Risiko einer Abmahnung zu minimieren. eRecht24 bietet einen kostenlosen Webseiten-Scan, der dir zeigt, wo eventuell Risiken bestehen, eine Mitgliedschaft ist allerdings immer kostenpflichtig und in den folgenden Varianten erhältlich:

• Basis (15 Euro monatlich) enthält einen Webseiten-Scan, sowie einen Generator für Impressum und Datenschutzerklärung.
• Business (30 Euro monatlich) weitet den Service auf zwei Webseiten aus und enthält außerdem einen AGB-Generator, sowie eine Erstberatung bei rechtlichen Fragen.
• Enterprise (40 Euro monatlich) bietet unter anderem ein DSGVO-Management-Tool, sowie VIP-Beratung und zusätzliche Rechts-Services.

Alternativen: Avalex

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Dropbox

Dropbox gehört mit Sicherheit zu den bekanntesten Lösungen, wenn es um Cloudspeicher geht. Einer der großen Vorteile von Dropbox ist die Funktion, dass sich Dateien für Andere freigeben und zeitgleich bearbeitet oder geteilt werden können. Bis zu 2GB Speicherplatz sind in der kostenlosen Version verfügbar.

Kostenpflichtige Versionen:

• Plus (ab 9,99 Euro monatlich) – für Einzelnutzer:innen mit 2 TB Speicherplatz, 30 Tage Datei- und Kontowiederherstellung, sowie der Übertragung größerer Dateien (bis 2 GB) mit Dropbox Transfer.
• Professional (ab 16,58 Euro monatlich) – ebenfalls für eine:n Nutzer:in sind hier 3 TB Speicherplatz enthalten, sowie 180 Tage Datei- und Kontowiederherstellung, drei kostenlose elektronische Signaturen pro Monat, erweiterte Freigabefunktionen, sowie der Transfer von Dateien bis zu 100 GB.

Zudem gibt es noch weitere Versionen für Teams, die mehrere Nutzer:innen pro Dropbox umfassen.

Alternativen: Spinbackup

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Google Toolbox

Die Google Toolbox umfasst zahlreiche Services, die alle über den Google Account verfügbar sind, wie:

• Google Drive – Cloudspeicher, bis 15 GB Speicher sind kostenlos
• Google Docs, Sheets und Slides – Tabellen, Dokumente oder Präsentationen, die sich mit anderen teilen lassen
• Google Analytics – Auswertung des Traffics deiner Webseite
• Google Search Console – zeigt dir, wie deine Webseite gefunden wird, aber auch, wenn es Probleme mit der Webseite gibt
• Google Ads – Hier kannst du Werbeanzeigen für deine Webseite beziehungsweise deine Services schalten. In den exali News & Stories findest du auch einen Artikel, der die Grundlagen des Tools erklärt: Google Werbeanzeigen

Scribbr

Scribbr ist gerade für all diejenigen sinnvoll, die KI-Tools wie ChatGPT, Jasper.ai und so nutzen, um damit Textinhalte zu generieren: Scribbr bietet nämlich ein kostenloses Tool zur Plagiatsprüfung – dabei kannst du einfach deinen Text als Dokument hochladen und prüfen lassen, ob sich darin Plagiate finden. So minimierst du das Risiko einer Urheberrechtsverletzung.

Neben der kostenlosen Plagiatsprüfung bietet Scribbr auch einen Service zum Lektorat (Preis abhängig vom Textumfang), sowie einen Zitiergenerator und eine Zitierprüfung (ab 9,95 Euro pro Auftrag).

Alternativen: PlagAware

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Nützliche Tools für freiberufliche Designer:innen

Figma

Figma ist ein Tool in dem sich nicht nur Designs erstellen lassen, sondern an dem auch mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können. Der Vorteil hier ist, dass du zum Beispiel deinen Auftraggeber:innen erste Versionen eines Designs vorstellen kannst und diese direkt im Tool Änderungswünsche oder andere Anmerkungen hinterlassen können.

Kostenpflichtige Versionen:

• Professional (12 Euro monatlich pro Bearbeiter:in)
• Organization (45 Euro monatlich pro Bearbeiter:in)
• Enterprise (75 Euro monatlich pro Bearbeiter:in)

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AGD-Stundensatzkalkulator für Designer:innen

Die Allianz deutscher Designer – kurz AGD, bietet einen kostenlosen Stundensatzrechner, mit dem du deinen Stundensatz kalkulieren kannst. Dabei stellt der Kalkulator dir verschiedene Fragen wie zum Beispiel wie viel du verdienen willst, wie viele Stunden du arbeiten willst und so weiter. Dazu bietet die AGD auch einen zweiten Kalkulator, mit dem du das Honorar eines Design-Projektes errechnen kannst.

Tipp: Als AGD-Mitglied erhältst du 15 Prozent Rabatt auf die Versicherungsprämie der Berufshaftpflicht über exali im ersten Versicherungsjahr. Mehr dazu findest du auch unter: exali Partner AGD

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Behance

Bei Behance handelt es sich im Prinzip um eine Social-Media-Plattform, auf der Mitglieder ihre Projekte präsentieren sollen. Dabei können Videos, Bilder oder andere digitale Inhalte vorgestellt werden. Sowohl die einzelnen Profile als auch die einzelnen Projekte verfügen jeweils über eine eigene URL und können so nicht nur innerhalb der Plattform, sondern auch außerhalb geteilt werden. Gerade für Designer:innen im Bereich Webdesign, Illustration, Grafikdesign, 3D Design oder Motion Graphics ist Behance eine tolle Möglichkeit, um das eigene Portfolio zu zeigen – und auch zu teilen (zum Beispiel auf LinkedIn).

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Nützliche Tools für IT-Freelancer:innen

VSCode

Visual Studio Code (kurz VSCode) ist ein KI-Tool, dass dich bei der Programmierung unterstützen kann. Das Tool zeigt beispielsweise Bugs im Code an und lässt sich mit zahlreichen anderen Programmen kombinieren.

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GitHub:

GitHub macht es dir als Entwickler:in einfacher, den Überblick über dein Software-Projekt zu behalten, denn es ermöglicht dir, deinen Code zu speichern, sowie Änderungen am Code nachzuverfolgen. Wie der Name vermuten lässt, nutzt der Webdienst Git als Versionskontrollsystem. GitHub gibt es in der kostenlosen Variante oder für Teams ab etwa 4 Euro pro Monat.

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Nützliche Tools für freiberufliche Texter:innen

Focus Writer

Endlich in Ruhe schreiben! Das kostenlose Tool Focus Writer schafft eine ablenkungsfreie Schreibumgebung, in dem es eine Benutzeroberfläche erstellt, bei der rein dein Text im Vordergrund steht – keine Pop-Ups, Buttons oder andere Funktionen, die dich von der Texterstellung abhalten könnten. Das Tool ist für Windows und Linux verfügbar und kann nach der Installation über einen Button aktiviert werden.

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Sonstige nützliche Tools für Freelancer:innen

Stundensatzkalkulator Freelancermap

Mit dem kostenlosen Stundensatzrechner von Freelancermap kannst du schnell und einfach deinen Stundensatz kalkulieren. Der Rechner fragt dabei verschiedene Kennzahlen ab wie etwa: Deinen Wunschverdienst, geplante Urlaubstage, wie viel Stunden du pro Woche arbeiten willst, ob du Zeit für Fortbildungen eingeplant hast, wie viel Zeit du zur Kundenakquise benötigst und so weiter. Basierend auf deinen Eingaben wird dann dein Stundensatz errechnet. Du kannst über den Marktplatz übrigens auch deinen Stundensatz mit den anderer Freelancer:innen vergleichen.

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Regus

Du arbeitest remote und suchst einen CoWorking-Space? Über Regus kannst du weltweit nach verfügbaren CoWorking-Spaces suchen. Zudem lassen sich über die Plattform auch virtuelle Büroräume und Konferenzräume mieten.

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CAYA

Apropos remote arbeiten: Wer viel unterwegs ist oder auch remote auch im Ausland arbeitet, sollte sich den Service von CAYA ansehen. CAYA ist ein digitales Postfach, dass deine „analoge“ reale Post digitalisiert. Das digitale Postfach kannst du ab 9,99 Euro einrichten. Außerdem bietet CAYA zusätzlich noch den Post-Scan-Service, bei dem deine Post eingescannt und an das digitale Postfach gesendet wird. Diesen Service musst du aber zum eigentlichen Paket buchen (ab 4,50 Euro monatlich für bis zu fünf Briefe pro Monat) und es kommen unter Umständen auch weitere Kosten (Nachsendeauftrag, Sammeln von Originalen usw.) dazu.

Kostenpflichtige Versionen für Geschäftskundinnen und –kunden:

• Essentials (9,99 Euro pro Monat pro Nutzer:in) – inkludierte Funktionen: Texterkennung (OCR), individuelle Ordnerstruktur, Datenerfassung
• Standard(24,99 Euro pro Monat pro Nutzer:in) – inkludierte Funktionen: Alle Essentials + alle Integrationen, individuelle Dateinamen, Standard Workflows
• Professional (79,99 Euro pro Monat pro Nutzer:in) – inkludierte Funktionen: Alle Standard + individuelle Workflows, individueller AVV und persönliche Ansprechpartner:innen

Alternativen: Binect

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ChatGPT

Der Chatbot ist für mich tatsächlich innerhalb kürzester Zeit zu einem der wichtigsten Tools geworden, mit denen ich täglich arbeite: Beim Erstellen von E-Mails oder Präsentationen, als Unterstützung bei Blog-Artikel und so weiter. Wichtig ist nur: Wer Tools wie ChatGPT, Jasper.ai und so weiter nutzt, sollte sich auch der Grenzen der künstlichen Intelligenz bewusst sein. Deshalb gilt: Thesen nicht einfach übernehmen, sondern prüfen und Prompts richtig nutzen!

Kostenpflichtige Versionen:

• Plus (18 Euro monatlich) nutzt die Software-Version GPT 4, die laut Open AI mit mehr Daten gefüttert wurde und daher genauere Antworten liefert.

Alternativen: Jasper AI, Copysmith

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Skillshare

Skillshare gehört zu den bekanntesten Online-Learning-Plattformen. Der Fokus hier liegt klar auf kreativen Berufen. Skillshare bietet zahlreiche Kurse zu den Bereichen Grafikdesign, Illustration, Film und Video, kreatives Schreiben und so weiter. Zusätzlich hat die Plattform aber auch allgemeinere Kurse zu Themen wie Freelancing, Marketing und Produktivität. Einige Kurse sind kostenlos zugänglich und du kannst die Kurse auch einen Monat lang kostenlos testen.

Kostenpflichtige Versionen:

Im Abo kostet Skillshare für ein Jahresabo 96 Euro, ein Monatsabo kostet dagegen 16 Euro – der Vorteil hier: Du kannst es monatlich kündigen.

Alternativen: Udemy

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Canva

„Damit fühlst du dich wie Photoshop-Philipp!“ Dieser Satz stammt nicht von mir, sondern dem Tech-Blogger Sascha Pallenberg, während der KeyNote zur Content Campixx 2022. Ich finde ihn allerdings so passend, dass ich ihn hier einfach mal klaue, denn: Ja, mit Canva kann sogar ich Grafiken und Bilder erstellen, denen man nicht ansieht, dass ich sie erstellt habe 😉 Natürlich ist mein Können auch mit Canva nicht auf dem Niveau von professionellen Grafiker:innen, aber wer beispielsweise Grafiken für einen Newsletter oder Social Media erstellen möchte, kann das mit Canva recht einfach machen.

Kostenpflichtige Versionen:

• Pro (ab 10,99 Euro pro Monat) enthält das Werkzeug „Magic Eraser“ zur Bildbearbeitung, sowie Zugang zu über 100 Millionen Fotos, Vorlagen, Grafiken und Videos.

Alternativen: Piktochart

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Hootsuite

Hootsuite ist, meines Wissens nach, die einzige Planungsplattform für Social Media, die auch eine kostenlose Version bietet. Dabei kannst du zwei Social-Media-Plattformen registrieren und so deine Posts ganz bequem über ein Tool planen. Mit der Pro-Version (ab 99 Euro monatlich) kannst du dann zehn Accounts hinzufügen, kannst Links tracken und verkürzen und auch Stories und Reels für Instagram vorplanen.

Kostenpflichtige Versionen:

• Professional Abo (99 Euro pro Monat) – bis 10 Social-Media-Konten, 1 Nutzer:in, Inbox für Nachrichten, Multi-Beitragsplanung, Live Chat-Support
• Team Abo (249 Euro pro Monat) – bis 20 Social-Media-Konten, 3 Nutzer:innen, Analysen & Berichte
• Custom – auf Anfrage (sinnvoll für alle, die mehr als zwei Social-Accounts betreuen, aber die Funktionen von Professional und Team individualisieren möchten)

Alternativen: Brandwatch, Facelift

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Fazit: Für jeden Bereich das passende Tool

Wie du siehst, gibt es eine ganze Menge guter und nützlicher Tools, die deine Arbeit als Freelancer:in enorm erleichtern können. Ich selbst bin ein großer Fan von KI-Tools wie ChatGPT, sowie Projektmanagement-Tools, die vor allem in Teams die Arbeit deutlich übersichtlicher machen. Was mich jetzt natürlich besonders interessieren würde: Hast du noch weitere Tools, die du als Freelancer:in nutzt und die in meiner Liste fehlen? Wenn ja, dann schreib mir deine Tools doch gerne in die Kommentare!

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