Wichtige Pflichtangaben: Bei Geschäfts-Emails darf die Signatur nicht fehlen!

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Schnell ein paar Infos in die Tasten tippen und ab damit durchs Netz, direkt in den Email-Posteingang des Auftraggebers. Die Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern gehört zum täglichen Business in allen Geschäftsbereichen. Gerade deshalb sollte nicht vergessen werden, dass auch hier Abmahnrisiken drohen. Eine Email-Signatur im Business ist Pflicht, doch welche Infos müssen eigentlich drin sein?

Nicht vergessen: die Email-Signatur!
Nicht vergessen: die Email-Signatur!

Auf meinem Blog geht’s heute um die Anforderungen, die Freelancer und Unternehmer im elektronischen Schriftverkehr beachten müssen.

Impressumspflicht nicht nur für die Homepage

Eine geschäftsmäßig betriebene Webseite braucht ein Impressum, sonst droht dem Verantwortlichen eine Abmahnung. Wer mit offenen Augen durchs Web surft, ist an dieser Tatsache wohl bisher nur schwer vorbeigekommen. Auch auf meinem Blog sind Artikel zum Thema Homepage-Impressum immer mal wieder zu finden zum Beispiel „Im Land der vergessenen Webseiten: Keine Ausnahmen bei der Impressumspflicht“ oder „Der Abmahnwelle trotzen: So setzt Ihr die Impressumspflicht bei Facebook, Google+, Twitter & Co. richtig um“. Doch wie ist die Situation mit geschäftlichen Emails? Hier die wichtigsten Infos, die Euch hoffentlich vor einer Abmahnung bewahren:

Wer braucht eine Email-Signatur?

Selbständige, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen eine Email-Signatur vorweisen, das schreibt § 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) vor. Wer mit seinem Business also im Handelsregister zu finden ist, für den ist die Sache eindeutig: Die Signatur muss sein! Doch auch, wenn die Rechtslage für Freelancer ohne Handelsregistereintrag nicht ganz so hieb und stichfest ist, bedeute das nicht, dass auf eine Email-Signatur verzichtet werden sollte. Denn aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) kann ebenfalls eine Pflicht zur Signatur abgeleitet werden. Deshalb sollten alle geschäftsmäßig verschickten Emails eine Signatur enthalten, um eine Abmahnung auszuschließen.

Was muss in die Email-Signatur?

Nachdem nun geklärt ist, dass sich eine Signatur immer empfiehlt, geht es nun um die Infos, die enthalten sein müssen. Auch hier wird unterschieden, ob ein Handelsregistereintrag vorliegt. Liegt ein Handelsregistereintrag vor, sind die Pflichtangaben genau festgelegt, ohne Handelsregistereintrag sind die Angaben etwas ungenauer, dennoch empfiehlt sich

Email-Signatur mit Handelsregistereintrag:

  • Name der Firma
  • Rechtsform der Firma
  • Sitz (Handelsniederlassung) der Firma
  • Registergericht des Sitzes
  • Nummer unter der die Firma im Handelsregister zu finden ist
  • Falls zutreffend GmbH-Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzende
  • Falls zutreffend alle Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft, Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden und Nennung des Aufsichtsratsvorsitzenden

Email-Signatur ohne Handelsregistereintrag:

  • Vor- und Nachname des Selbständigen/der Gesellschafter
  • Falls zutreffend den Zusatz GbR
  • Anschrift des Unternehmers oder ggf. des Unternehmens

Wer auf Pflichtangaben in seinen geschäftlichen Emails verzichtet, dem drohen nicht nur Abmahnungen durch Wettbewerber, sondern auch ein Zwangsgeld durch das Registergericht (bei Handelsregistereintragung des Unternehmens).

Disclaimer? Lieber nicht!

Wer kennt sie nicht, die Email-Disclaimer, in denen erklärt wird, dass die Email vertraulich ist und nicht weitergegeben werden darf? So wichtig die Pflichtangaben in der Signatur sind, so unwichtig und vielleicht sogar „gefährlich“ sind Disclaimer. Rechtlich sind Disclaimer in Deutschland unwirksam – so die überwiegende Ansicht unter Juristen – denn um rechtliche Wirksamkeit zu erreichen, müsste der Empfänger den Bestimmungen im Disclaimer zustimmen. Im schlimmsten Fall könnte ein Disclaimer eine Formulierung enthalten, die einem Wettbewerber Grund zur Abmahnung gibt. Bei Recherchen zum Thema bin ich sogar auf einen witzigen Blog gestoßen, der solche „Angstklauseln“ sammelt, über 150 nutzlose Disclaimer hat der Blog schon auf der Liste ;-).

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Über Ralph Günther

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Schnell, einfach und komplett online: So stellte ich mir als Versicherungsmakler den Abschluss einer Berufshaftpflicht für Freelancer und Selbständige vor.  Da kein Anbieter eine ansprechende Lösung hatte, setzte ich meine Idee 2008 selbst um und gründete die exali AG (damals exali GmbH). Über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse schreibe ich auf dem RGBlog.

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