Je mehr die Digitalisierung voranschreitet und Informationen ihren Weg in die Cloud finden, umso wichtiger ist es in Sachen Datenschutz die gesetzlichen Bestimmungen zu kennen und einzuhalten. Eine Pflicht, die besonders auch Anwälte haben, denn sie verwalten viele sensible Daten ihrer Mandanten und übernehmen damit eine große Verantwortung. Doch welche Schutzmaßnahmen schreibt der Gesetzgeber vor und wie stellen Anwälte sicher, dass ihre Kanzlei die aktuellen Datenschutzrichtlinien befolgt?
Welche Mandanten-Daten dürfen wann gespeichert und vor allem verwendet werden? Diese und viele weitere Fragen beantwortet die „Datenschutz-Checkliste für die Anwaltskanzlei“ des Deutschen Anwaltvereins, mein Fundstück der Woche.
Datenschutz beim Rechtsanwalt
Betritt ein Mandant die Kanzlei übergibt er nicht nur seinen Namen, Anschrift und Telefonnummer, sondern meist noch viel sensiblere Daten, wie Kontoverbindungen in die Hände des Anwalts. Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Informationen ist selbstverständlich, doch weil die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen nicht immer einfach einzuhalten sind, gibt der Deutsche Anwaltverein in einer einfachen Checkliste wichtige Hinweise zur Datenspeicherung.
So schützen Sie Mandaten-Daten
Die Checkliste stellt gleich zu Beginn klar, dass der Anwalt durch seine berufsrechtlichen Rahmenbedingungen verpflichtet ist, beim Datenschutz höchste Vorsicht walten zu lassen. Im Anschluss geht die Checkliste Schritt für Schritt die Aufgaben des Rechtsanwalts durch und erklärt kurz die jeweiligen rechtlichen Grundlagen.
Wusstet Ihr beispielsweise, dass Daten nicht gleich Daten sind? Der Gesetzgeber verlangt unter Anderem eine Unterscheidung zwischen mandatsbezogenen Daten, Mitarbeiterdaten sowie Lieferantendaten und Akquise-/Networking-Daten. Die einzelnen Datensätze unterliegen wiederum unterschiedlichen gesetzlichen Bestimmungen.
So werden Mandanten geschützt:
Der Deutsche Anwaltverein weiß um die hohen gesetzlichen Anforderungen und gibt deshalb noch weitere praxisnahe Hinweise, mit dabei sind folgende Tipps:
- Datenschutzregelungen aufstellen und Sensibilität schaffen
- Einsatz bedarfsgerechter IT-Lösungen mit regelmäßiger Statuskontrolle
- Datensicherungskonzept und Archivierung einführen und kontrollieren
- Einsatz der elektronischen Signatur und Verschlüsselung prüfen
- Zulässigkeit und Rahmenbedingungen der externen IT-Lösungen prüfen
- Vertraulichkeits-und Geheimhaltungsvereinbarungen
