Auftragsmanagement für Freelancer:innen: So organisierst du dein Business

Organisation ist alles! Das gilt vor allem, wenn du dein eigenes Business führst. Denn oft hat man als Freelancer:in oder Selbständige:r das Gefühl, überall gleichzeitig sein müssen. Damit du dich dabei nicht aufreibst, kommt es vor allem auf ein gutes Auftragsmanagement an. Wie das aussieht, verrate ich dir in diesem Artikel.

Was ist Auftragsmanagement?

Gerade in der Anfangszeit von exali habe ich mich um die meisten Dinge selbst gekümmert. Das hat nur mit viel Struktur und Organisation funktioniert – die Fähigkeiten, die ich mir damals angeeignet habe, helfen mir noch heute, meinen beruflichen Alltag zu bewältigen. Meine Erkenntnisse aus dieser Zeit möchte ich hier mit dir teilen.

Der Begriff „Auftragsmanagement“ bezieht sich eigentlich vorrangig auf den Vorgang der Auftragserfassung, also die Verfolgung des Auftrags und natürlich dessen Erfüllung. Doch ich möchte diesen Begriff gerne noch etwas weiter fassen, denn meines Erachtens gehört zu einem guten Auftragsmanagement noch wesentlich mehr. Abgesehen vom reinen Management der Aufträge möchte ich dabei auch die zeitliche Organisation sowie die Kommunikation mit den Auftraggeber:innen in meine Überlegungen mit einbeziehen.

Bestandteile des Auftragsmanagements

Korrektes Auftragsmanagement umfasst viele unterschiedliche Aspekte. Zusammengenommen sorgen sie dafür, dass dein Business reibungslos funktioniert, deine Kundschaft zufrieden ist und Folgeaufträge entstehen. Doch nicht nur deinen Auftraggeber:innen kommt vernünftiges Auftragsmanagement zugute, denn wer organisiert arbeitet, setzt Ressourcen sinnvoll ein und konzentriert sich auf das, was wirklich wichtig ist, anstatt sich zu verzetteln.

Organisation ist alles

Auftragsmanagement bedeutet vor allem Folgendes: Struktur und Ordnung. Das beginnt direkt bei der Dokumentation deiner Aufträge. Halte sie schriftlich fest mit Datum, Nummer und Name deiner Kundin beziehungsweise deines Kunden. Hinterlege zusätzlich noch eine Auftragsbeschreibung samt Auftragswert sowie das Rechnungsdatum. So hast alle wichtigen Eckpunkte zu deinen Aufträgen stets im Blick. Kommt ein neues Projekt dazu, kannst du die Liste fortlaufend aktualisieren.

Da Aufträge nicht nur Geld, sondern auch jede Menge Papierkram bringen, ist es wichtig, hier den Überblick zu behalten und Chaos auf jeden Fall zu vermeiden. Deshalb lautet die Devise hier: Lagere Dokumente in einen separaten Bereich aus, der ausschließlich diesen Papieren vorbehalten ist oder noch besser – digitalisiere sie. Damit das reibungslos und unkompliziert klappt, gibt es nützliche Programme wie zum Beispiel den CamScanner. Auf diese Weise behältst du den Überblick und weißt sofort, wo du welches Dokument findest. Denk außerdem unbedingt daran, Unterlagen mit sensiblen Daten sicher aufzubewahren. Falls du mit digitalen Anbieter:innen zusammenarbeitest, achte darauf, dass diese sich an die geltenden Datenschutzgesetze halten und die Sicherheit der Daten gewährleisten, die du ihnen anvertraust.

Realistische Termine

Ein neuer Auftrag ist grundsätzlich eine gute Sache. Das wird er aber nur bleiben, wenn du ihn sinnvoll in die Zeitplanung deiner anderen Projekte integrierst. Egal, ob du deine Aufträge analog oder digital dokumentierst, halte die Dokumentation unbedingt aktuell, sonst entsteht schnell Chaos, dein Stresslevel steigt und deine Arbeit leidet darunter. Deine Auftraggeber:innen wollen verständlicherweise, dass ihre Projekte am besten gestern erledigt werden. Hier ist es an dir, einen realistischen Zeitrahmen festzulegen, um den Auftrag ordentlich erfüllen zu können. Dafür solltest du Folgendes festlegen:

• Die durchschnittliche Dauer für jeden deiner Arbeitsschritte
• Zeiten du für die Zusammenarbeit mit Dienstleister:innen
• Zeitpunkte, an denen dir Auftraggeber:innen Material bereitstellen müssen
• Pufferzeiten

Plane diese Zeiten ruhig etwas großzügiger. Eine frühere Abgabe ist für alle Beteiligten immer eine angenehme Überraschung, eine gerissene Deadline eher nicht. In diesem Zusammenhang möchte ich noch eine wichtige Sache betonen: Die meisten Freiberufler:innen sehen sich als Einzelkämpfer:innen, die alles allein erledigen. Doch – sofern es deine finanziellen Mittel zulassen – halte ich persönlich viel davon, sich externe Hilfe zu holen. Zum einen, wenn du in deinem Netzwerk andere Freelancer:innen kennst, die dich bei bestimmten Teilaufgaben eines Projektes unterstützen können oder auch, wenn es um buchhalterische Aufgaben geht. Diese auszulagern kann langfristig eine enorme Zeitersparnis sein.

Kundenkommunikation: Automatisiert, aber menschlich

Doch neben guter Organisation spielt auch der zwischenmenschliche Aspekt beim Management von Aufträgen eine wichtige Rolle. Denn dein Business ist nichts ohne deine Kundinnen und Kunden. Daher sollte sich deine Kommunikation mit Auftraggeber:innen nicht nur auf den Beginn und das Ende der Zusammenarbeit beschränken. Um nicht nur deine Projekte, sondern auch die Korrespondenz mit deinen Auftraggeber:innen im Blick zu behalten, empfehle ich dir, deren Betreuung ein Stück weit zu automatisieren. Der Kundenservice bei exali arbeitet zum Beispiel mit einem eigenen CRM-System, in dem die einzelnen Kundenanliegen mitsamt aktuellem Bearbeitungsstatus genau in einem Dashboard aufgelistet sind. Es gibt mittlerweile einige gute Tools, die dich bei der Kommunikation und dem Nachhalten von Terminen unterstützen können wie beispielsweise Meetergo, dass die Terminplanung auch mit einigen Funktionen eines klassischen CRM-Systems verbindet.

Nein sagen

Wie wir eingangs bereits festgestellt haben, halten deine Kundschaft und die damit einhergehende Zahl an Aufträgen dein Business am Leben. Also je mehr, desto besser, oder? Das stimmt leider nicht. Denn es nützt weder dir noch deinen Kundinnen und Kunden, wenn du dir mehr Arbeit aufhalst, als du tatsächlich leisten kannst.

Erhältst du also eine Anfrage, die du in absehbarer Zeit nicht ordentlich bearbeiten kannst, da du schlichtweg ausgebucht bist, möchte ich dir folgende Vorgehensweise ans Herz legen: Bedanke ich für das Interesse an deinem Angebot und lehne anschließend höflich ab. Bleib dabei unbedingt ehrlich und verstricke dich nicht in irgendwelchen halbgaren Ausreden – deine Kundschaft wird das zu schätzen wissen. Kommuniziere auch, wenn du wieder für neue Aufträge verfügbar bist. Alternativ kannst du Interessent:innen auch an eine Kollegin oder einen Kollegen aus deinem Netzwerk weiterverweisen. Die werden diesen Gefallen bei Gelegenheit sicher gern erwidern.

Tools für dein Auftragsmanagement

Auftragsmanagement ist alles in allem eine recht komplexe Sache, bei der du viele Dinge gleichzeitig im Auge behalten musst. Doch hier kommt dir die Digitalisierung zugute, denn inzwischen existieren zahlreiche Tools, die dir den Überblick über deine Termine und To Do’s ermöglichen.

• Termine
  Hier kannst du aus einer großen Angebotspalette auswählen, vom klassischen Google Kalender über Microsoft Outlook bis hin zu Calendly, das anderen direkt mehrere Terminvorschläge aufgrund deiner Kalenderverfügbarkeit zusendet
• Projektmanagement
  Zu einem vernünftigen Auftragsmanagement gehört natürlich auch zu wissen, wann in deinen Projekten was zu tun ist. Die exali Redaktion verwendet dafür gern Asana, um die vielen verschiedenen Contentformate und Projekte zu koordinieren.
  Magst du es visueller, wird dir als Alternative sicher Trello gute Dienste leisten. Geht es bei deinen Projekten ganz besonders komplex und mehrstufig zu, dann hilft dir vielleicht eine Lösung wie Basecamp.
• Kommunikation
  Kommunikation ist ja bekanntlich alles, gerade wenn als Selbständige:r auf regelmäßige Aufträge angewiesen bist. Auch in diesem Bereich kannst du es dir mit technischer Unterstützung etwas leichter machen.
  Boomerang beispielsweise bietet Hilfe bei der E-Mail-Kommunikation, indem es den sinnvollsten Versandzeitpunkt einer Mail plant. Am Wochenende ein wenig zu erledigen ist ja schön und gut, aber deine Kundschaft soll ja nicht denken, du wärst auch in deiner freien Zeit ständig für sie verfügbar. Befindest du dich noch in der Anfangsphase eines Projekts und bist auf der Suche nach der oder dem passenden Ansprechpartner:in? Dann nutzt du am besten einen E-Mail-Finder wie Hunter.io oder VoilaNorbert.
• Angebotserstellung
  Meldet jemand Interesse an deiner Dienstleistung an, erstellst du ihm normalerweise ein Angebot. Proposify bietet hierfür schicke Vorlagen und verschiedene Bausteine, die du immer wieder verwenden kannst – das sieht nicht nur schön aus, sondern spart dir auch jede Menge Zeit. Ist das Dasein als Freelancer:in noch neu für dich, hilft dir Prospero nicht nur bei der Angebotserstellung, sondern sogar bei der Preisfindung.

Auftragsmanagement – mit Organisation zum Erfolg

Zusammenfassend lässt sich sagen: Das Akquirieren von Aufträgen genügt nicht für ein erfolgreiches Business, du musst sie auch vernünftig managen. Doch mit ein wenig Unterstützung und den passenden Tools kannst du diese komplexe Aufgabe so gestalten, dass du deine Projekte erfolgreich abschließt, neue Kundinnen und Kunden gewinnst und bestehende Auftraggeber:innen immer wieder zu dir zurückkehren. Ich wünsche dir dabei viel Erfolg.

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