Effizientes Arbeiten umfasst nicht nur die Tätigkeiten, die du erledigst – sondern ebenso die, die du bewusst nicht machst. Eine To-Do-Liste ist dafür ein guter Anfang, eine Not-To-Do-Liste ist aber nicht nur mindestens genauso wichtig, sondern hilft dir auch ungemein dabei, dich zu organisieren und somit nicht nur effizienter, sondern auch bewusster zu arbeiten.
Zeitfresser im Arbeitsalltag: die ständige Erreichbarkeit
Den ganzen Tag über ist das Mailprogramm offen, damit du auch ja keine Nachricht verpasst. Die Mittagspause lässt du gerne mal zugunsten eines Meetings oder einer dringenden Aufgabe sausen. Ohne dein Okay geht in deinem Unternehmen grundsätzlich gar nichts – egal welche Abteilung es betrifft und sowohl an Wochenenden als auch Urlaubstagen bist du immer für deine Mitarbeiter:innen, sowie Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartner:innen erreichbar. So eine Arbeitsweise ist nicht nur furchtbar anstrengend – sie ist auch ineffizient.
Das Konzept, immer erreichbar und immer in alles involviert zu sein, ist bereits in der Gründungsphase Gift für das Wachstum deines Unternehmens. Warum? Weil du einerseits zu viel Zeit für Aufgaben mit geringer Priorität aufwendest, gleichzeitig aber Tasks mit hoher Priorität vernachlässigst. Beispiel: Wer die Arbeit an einem Projekt ständig unterbricht, um E-Mails zu checken, braucht deutlich länger als jemand, die/der sich bewusst fixe Termine setzt, an denen sie/er sich um E-Mails kümmert. So bleibt der Kopf bei einer Tätigkeit, statt zu versuchen, sich auf mehrere Dinge gleichzeitig zu konzentrieren.
Helikopter-Chef:innen schaden mehr, als sie helfen
Das Gleiche gilt auch für den Umgang mit Mitarbeiter:innen: Wenn du über jede noch so kleine Tätigkeit informiert werden willst, wird auch das deine Arbeit ständig unterbrechen. Sinnvoller ist es also, sich auch hier Termine wie beispielsweise ein tägliches oder wöchentliches JourFix zu setzen, in dem die/der Mitarbeiter:in dich auf den neuesten Stand bringt. Meiner Meinung nach sind generell zwei der wichtigsten Fähigkeiten, die du als Unternehmensgründer:in lernen solltest, Folgende: Loslassen und Vertrauen. Wer stets in jede noch so kleine Tätigkeit und/oder Entscheidung der Mitarbeiter:innen involviert sein möchte, bremst das Wachstum des Unternehmens.
So habe ich zum Beispiel beschlossen, dass sich meine Mitarbeiter:innen im Bereich Social Media besser auskennen als ich und bin hier nur dann involviert, wenn es um den Nutzen und das Budget von Werbeanzeigen geht. Für Kundenanfragen habe ich das Kundenservice-Team, das nicht nur die Anfragen der Kundinnen und Kunden selbständig beantwortet, sondern auch neue Verträge sowie Kooperationen bearbeitet. Bei Projekten bin ich meist ganz am Anfang, wenn es um den Nutzen und die Zielsetzung geht dabei und dann erst wieder, wenn ein Konzept steht und es um die Entscheidung zur Umsetzung geht. Dieses Vorgehen ist nicht nur für mich, sondern auch für meine Mitarbeiter:innen effizienter. Bis zu dieser Erkenntnis war es aber auch ein Prozess, der natürlich das richtige Team von Mitarbeiter:innen im Unternehmen voraussetzt – etwas, das nicht zu jeder Zeit der Unternehmensentwicklung gegeben war.
Tipp: Einige Tipps dazu, wie du deine Mitarbeiter:innen motivieren und so dein Business voranbringen kannst, habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Mitarbeiter:innen motivieren
Not-To-Do-Liste: Teile dir deine Zeit besser ein
All diese Beispiele bringen uns nun zum Konzept der Not-To-Do-Liste. Grundsätzlich geht es bei dieser Liste um Dinge, die du bewusst nicht oder nur zu einem bestimmten Zeitpunkt tust. Wichtig ist dabei, dass du dir deinen Arbeitsalltag genau anschaust und dabei Dinge identifizierst, die dich viel Zeit kosten und dabei wenig Nutzen bringen. Dazu gehört das bereits erwähnte ständig offene Mailprogramm, aber auch der Verzicht auf Pausen oder Mahlzeiten, sich ständig von Mitarbeiter:innen, Geschäftspartner:innen oder Kundinnen und Kunden unterbrechen lassen oder auch die Angewohnheit, bei Anfragen genau nachzuhaken. Der Klassiker hier sind beispielsweise Auftraggeber:innen die von einer „kleinen Änderung“ reden, bei der sich später herausstellt, dass sie massive Auswirkungen auf das gesamte Projekt hat.
Entscheiden und Fokussieren
Bei der Identifizierung von Zeitfressern helfen mir besonders zwei Fragestellungen:
- Für was entscheide ich mich? Denn damit beantworte ich automatisch auch die Fragen: Was ist mir wichtig? Was will ich? Was will ich nicht mehr?
- Worauf lege ich meinen Fokus? Diese Frage ist vor allem deshalb wichtig, weil sie mich zwingt, mich mit meinen Zielen zu beschäftigen: Was will ich erreichen, wie verhindere ich Ablenkungen und garantiere, dass ich auf dem richtigen Kurs bleibe?
Gerade die zweite Frage klärt auch, in wie weit ich in den Arbeitsalltag meiner Mitarbeiter:innen involviert sein will und/oder welche Projekte ich für zielführend halte. Aus den Antworten ergeben sich dann die Dinge, die du entweder gar nicht mehr oder nur zu bestimmten Zeiten tun willst und so entsteht deine Not-To-Do-Liste. Meine Not-To-Do-Liste mit den Dingen die ich nicht mehr tue, sieht beispielsweise aktuell so aus:
- Das Mailprogramm den ganzen Tag geöffnet haben (stattdessen habe ich drei fixe Zeiten am Tag, an denen ich meine Mails überprüfe)
- Auf Pausen bzw. Mahlzeiten verzichten
- Immer erreichbar sein (klappt mittlerweile zu 90 Prozent ;-))
- Am Wochenende oder im Urlaub arbeiten (klappt mittlerweile zu 95 Prozent ;-))
- Tätigkeiten nicht ganz zu Ende bringen
- Mich ständig unterbrechen lassen
- Jeden interessanten Blog lesen
- Keine festen Termine mit Mitarbeiter:innen haben
- Nicht genau nachfragen – stattdessen lasse ich mir Vorschläge von Geschäftspartner:innen oder Mitarbeiter:innen stets genau erklären
- Mitarbeiter:innen kontrollieren (bei größeren Projekten bin ich nur in bestimmten Arbeitsphasen involviert)
- Dinge mehrfach in die Hand nehmen – ich beschäftige mit allem einmal und entscheide, was damit zu geschehen hat, egal ob es sich um E-Mails, Anfragen oder Dokumente handelt.
Du siehst also: Was du (bewusst) nicht tust, ist genauso wichtig wie das was du tust. Ich kann daher das Konzept der Not-To-Do-Liste nur empfehlen.
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