Schluss mit nervigem Papierkram: Interview mit Christian Häfner von FastBill zur Komplett-Lösung für Freelancer

Die Idee: Freiberuflern und kleinen Unternehmen ein Office in der Wolke zu bieten, das Schluss mit nervigem Papierkram macht. Die Umsetzung: Eine webbasierte Komplettlösung, mit der Freelancer Arbeitszeiten erfassen, Rechnungen schreiben, Dokumente verwalten und Daten für den Steuerberater exportieren können. Das Konzept: Äußerst erfolgreich. So wurde das FastBill-Team erst im vergangenen Jahr bei den t3n-Webawards in der Kategorie „Bester SaaS-/Cloud Service national“ mit dem ersten Preis ausgezeichnet.

Ein Event, bei dem ich als Co-Sponsor der Awards die Jungs nicht nur persönlich kennenlernen durfte, sondern mich auch mit ihnen über das Konzept von FastBill und ihre Erfahrungen in der Gründerphase unterhalten habe. Das Gespräch war so spannend, dass ich für den rgblog nochmals nachgehakt – und Christian Häfner auf den Zahn gefühlt habe. Er ist bei FastBill für den Vertrieb und Kooperationen verantwortlich. 6 Fragen an…

Christian, Kannst Du meinen Bloglesern in zwei bis drei Sätzen kurz beschreiben, was FastBill eigentlich ist?

FastBill ist eine flexible Komplettlösung für den Abrechnungsalltag kleiner Unternehmen, vom Freelancer über Startups bis hin zur Agentur. Als Web-Anwendung lässt sich FastBill bequem aus dem Browser bedienen und hilft dabei alle Zahlen wie Einnahmen und Belege im Blick zu behalten.

Mit Funktionen wie Angebots- oder Rechnungserstellung, Zeiterfassung, Kundenverwaltung oder Direktzahlung (z.B. via PayPal) wird der Papierkram zur Nebensache und lässt jeden Freiberufler flexibel, professionell und strukturiert arbeiten.

Ihr habt Euch also vorgenommen eine Komplett-Lösung für Freiberufler anzubieten, die Schluss mit nervigem Papierkram macht. Woher kam diese Idee?

Wir wissen, dass Abrechnung für viele Freiberufler ein notwendiges Übel ist. FastBill Nutzer sollen lieber das machen, was Ihnen Spaß macht und die eigene wertvolle Zeit lieber in das Kerngeschäft oder Freizeit investieren, statt sich mit Formalitäten oder administrativen Aufgaben zu beschäftigen.

Unser Ziel ist es, die unbequeme Abrechnungsarbeit so einfach und automatisiert wie möglich zu machen und das Fehlerpotential so gering wie möglich zu halten. Abrechnung kann schließlich auch Spaß machen.

Welche Vorteile bietet Eure webbasierte Lösung Freelancern und kleinen Unternehmen – und wo liegt der Unterscheid zu anderen Buchhaltungs-Software-Angeboten am Markt?

Ein ganz klarer Vorteil ist der Faktor Zeit. Die Abrechnung von Leistungen lässt sich mit FastBill auf wenige Minuten reduzieren. Einmal eine Rechnungsvorlage definieren und los geht´s, gerne auch mit dem bisher genutzten Briefpapier oder dem eigenen Logo. In den letzten Jahren sind immer mehr Faktura- und CRM-Tools entstanden, bei denen jedoch häufig die Bedienung wenig intuitiv ist und die Software mehr durch Komplexität strahlt, weniger durch Einfachheit und schlanke Prozesse.

Wir wollen eine Arbeitserleichterung schaffen und keine überdimensionierte Software anbieten. FastBill kann sich jeder leisten und sofort loslegen, auch ohne Buchhaltungskenntnisse.

Wir legen viel Wert darauf, den ganzheitlichen Prozess im Freelancer-Alltag abzubilden. Neben der klassischen „Abrechnung“ fallen z.B. auch Themen wie Zeiterfassung, Kostenerfassung, Liquiditätsprüfung, digitale Signatur beim E-Mail- und Postversand auf. Dazu kommt, dass wir keinerlei „künstliche“ Begrenzung auf z.B. die Anzahl an Kunden oder Rechnungen pro Monat setzen, sondern ausschließlich für Premium-Features einen höheren Preis verlangen.

In meinem Blog beleuchte ich auch immer die Risiken: Wie sieht es denn mit der Datensicherheit aus, wenn ich Kunden und Abrechnungsdaten über Eure SaaS-Lösung verwalte?

Neben Performance und Usability spielt das Thema Datensicherheit eine große Rolle für uns. Neben bekannten Verschlüsselungstechnologien setzen wir jedoch nicht auf öffentlich angemietete Server (z.B. bei Amazon im Ausland), sondern auf eigene Server in unserer eigenen „Private Cloud„. Die FastBill-Daten liegen somit in direkter Nachbarschaft zu denen einiger Banken und größerer Konzerne in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland.

Mit unserem Partner Adacor Hosting GmbH haben wir schnellen und unkomplizierten Zugang zu echten Hosting- und Sicherheits-Profis und sind deutlich flexibler, als es bei einem Outsourcing möglich wäre.

Die FastBill Kundendaten werden regelmäßig auf zusätzliche Backupsysteme repliziert. Darüber hinaus werden alle Kunden- und Rechnungsdokumente alle 10 Minuten automatisch gesichert. Wir bieten also einen Sicherheitsstandard, der nicht nur für den kleinen Gebrauch undenkbar wäre, sondern auch deutlich über den Standards und Möglichkeiten eines durchschnittlichen Cloud-Unternehmens liegt. Durch die Menge an Nutzern verteilen sich jedoch die Kosten, sodass letztlich jeder FastBill Nutzer von höchsten Standards profitieren kann.

Was sind denn Deiner Erfahrung nach die häufigsten Fehler, die im Abrechnungsalltag von Freelancern und kleinen Unternehmen in punkto Buchhaltung und Rechnungsstellung gemacht werden?

Zu den typischen Fehlerquellen gehören mangelnde Kenntnisse bei den Formalitäten. Z.B. sollte eine per Word erstellte PDF Rechnung nicht einfach per E-Mail an den Kunden geschickt werden, da diese im Zweifel nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Auch nach dem Wegfall der Pflicht zur digitalen Signatur sind bestimmte Kriterien einzuhalten.

Darüber hinaus entstehen bei der Archivierung von Rechnungen schnell und häufig Fehler. Hier gilt der Grundsatz „so archivieren, wie verschickt“…und das i.d.R. 10 Jahre. Eine ausgedruckte Kopie einer als PDF verschickten Rechnung reicht hier also leider nicht aus.

Neben der richtigen Handhabung ist die Erstellung einer Rechnung bereits häufig ein Problem. Was muss auf die Rechnung, was nicht? Wie verhält es sich bei der Kleinunternehmer Rechnung? Nicht selten werden „Original“-Rechnungen noch mal schnell überarbeitet und neu zugestellt. Das scheint zwar praktisch, entspricht aber nicht den gesetzlichen Richtlinien.

Und noch eine persönliche Frage: Was waren die größten Herausforderungen, denen ihr Euch in der Gründerphase stellen musstet?

Die größte Herausforderung zu Beginn war es, fachliche Profis mit dabei zu haben, um eine gesetzlich korrekte und professionelle Lösung anbieten zu können. Wir arbeiten auch heute viel mit Experten und Partnern zusammen, um auch gegenüber unseren Kunden und Kooperationspartnern eine gewisse Ernsthaftigkeit zu vermitteln.

Darüber hinaus war es wichtig, mit möglichst kleinem Budget viel Aufmerksamkeit zu erzeugen. Neben den klassischen Wegen mussten wir da auch mal auf unkonventionelle Methoden zurückgreifen, wie im letzten Jahr z.B. unsere Startup Tour. Das war ein riesen Erfolg und hat so viel Spaß gemacht, dass wir überlegen irgendwann eine Fortsetzung zu machen.

Über Christian Häfner von FastBill

Christian Häfner ist Geschäftsführer und verantwortlich für den Vertrieb und Kooperationen bei FastBill. Mit FastBill verfolgen er und sein Team die Vision des papierlosen Office für kleine Unternehmen.

Der Entrepreneur aus Leidenschaft wechselte Anfang 2011 von der Otto Group zu FastBill und ist seither gemeinsam mit René Maudrich (CEO bei FastBill) im SaaS*-Umfeld aktiv. Erst kürzlich wurde durch das Team der SaaS-Katalog www.appshaker.de gestartet. *Software-as-a-Service

Weiterführende Informationen

• Bericht vom ConventionCamp 2011: Einblicke in unsere digitale Zukunft
• Bildergalerie von exali auf dem ConventionCamp 2011 auf Facebook
• Galerie: Preisträger der t3n Web Awards 2011