So funktioniert agiles Projektmanagement

Scrum Projektmanagement: Agiles Arbeiten in der Praxis

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Flexibel, fehlerfreundlich, kommunikativ und menschenzentriert: Scrum ist mehr als nur eine Aneinanderreihung wohlklingender Schlagworte – es ist eine Form des Projektmanagements, die auf den Grundsätzen des agilen Arbeitens beruht. In diesem Artikel zeige ich dir, wie Scrum funktioniert und warum „agil“ mehr ist als nur ein von Manager:innen überstrapaziertes Modewort.

Scrum Projektmanagement basiert auf den Grundsätzen des agilen Arbeitens: Kommunikation, Kundenorientierung und Flexibilität.
Scrum Projektmanagement basiert auf den Grundsätzen des agilen Arbeitens: Kommunikation, Kundenorientierung und Flexibilität.

Projektmanagement ist etwas, über das meiner Erfahrung nach sehr viel geredet wird, das aber oft nicht richtig oder nur mit eingefahrenen Mustern umgesetzt wird. Ich kenne viele Beispiele in denen Projekte nicht vom Fleck kamen. Entweder, weil eine Person – in kleineren Unternehmen nicht selten die/der Geschäftsführer:in – zum Bottleneck wurde oder aber, weil die Verantwortlichkeiten bei den Projektbeteiligten nicht geklärt waren und so jede:r aneinander vorbei, statt miteinander arbeitete. Gerade in meiner eigenen Gründungsphase habe ich beide Varianten in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen oder Geschäftspartner:innen erlebt. Deshalb habe ich mich schon früh mit dem Thema Projektmanagement auseinandergesetzt und bin, auch durch meine Softwareentwickler:innen, dabei auf Scrum gestoßen.

Was ist Scrum?

Scrum ist eine Methode des agilen Projektmanagements, die sich vor allem durch enge Kommunikation aller Beteiligten, hohe Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und flache Hierarchien auszeichnet. Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement gibt es keine:n Projektleiter:in, welche:r die Aufgaben an die Teammitglieder:innen verteilt. Stattdessen nimmt jede:r im Team verschiedene Rollen ein. Scrum beginnt nicht mit einem detailliert ausgearbeiteten Projektplan, sondern einem Ziel und einer Richtung – wie die Teams den Weg dorthin gestalten, steht ihnen aber frei.

Agiles Projektmanagement: Was ist das eigentlich?

Tatsächlich gibt es kaum ein Wort, das in Managementkreisen so häufig fällt wie „agil“. Agiles Arbeiten, agiles Projektmanagement, agile Teams und die Marketing-Sprech-Expertinnen und Experten, haben dann auch noch das agile Mindset. Grundsätzlich bedeutet das Wort „agil“ so viel wie: Wendig, beweglich und regsam. Genau das ist auch der Ansatz hinter einer agilen Denkweise: Menschenzentriert, kommunikativ, fehlerfreundlich und Veränderungen willkommen heißend zusammenarbeiten. Bei allen agilen Ansätzen – sei es die generelle Struktur eines Unternehmens, die Zusammenarbeit in Teams oder das Projektmanagement – kommen genau diese Grundsätze zum Einsatz.

Tipp: Wer in seinem Unternehmen auf agiles Arbeiten setzt, für den ist das Planungsinstrument OKR eine gute Methode zur Planung von Unternehmenszielen. Im Artikel „OKR einführen“ habe ich dieses bereits näher vorgestellt.

Die Grundprinzipien von Scrum

Scrum basiert auf den Grundsätzen des agilen Arbeitens und definiert dabei einige Leitvorstellungen. Wer mit Scrum arbeiten will, sollte diese würdigen und während der Projektphase auch anwenden. Andernfalls ist erfolgreiches Arbeiten mit dieser Form des Projektmanagements nicht möglich.

  • Vision: Das bedeutet, es gibt ein vorher definiertes langfristiges Ziel, das den Teammitgliedern als Orientierungspunkt dient.
  • Wertorientierung: Ergebnisse werden daran gemessen, welchen Wert sie für die Kundinnen und Kunden, sowie das Unternehmen haben.
  • Transparenz: Ziele, Entscheidungen und anstehende Aufgaben sind allen Teammitgliedern zugänglich und bekannt.
  • Fokussierung: Zu erledigende Aufgaben werden konsequent priorisiert und nach dieser Priorisierung angegangen.
  • Autonomie: Scrum Teams sind autonom, das bedeutet alle Mitglieder arbeiten selbstbestimmt und selbstorganisiert.
  • Prozesstreue: Am Scrum Prozess wird nichts geändert – das gibt Sicherheit.
  • Feedback: Kundinnen und Kunden, sowie Anwender:innen werden eng und regelmäßig in den Scrum Prozess eingebunden, um so mit ihrem Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen.

Basierend auf diesen Leitlinien setzt sich das Scrum Framework zusammen. Dieses besteht aus: Dem Scrum Team, dem Scrum Prozess und den Scrum Artefakten und Werkzeugen.

Das Scrum Team

Grundsätzlich setzt sich das Scrum-Team immer aus den folgenden drei Rollen zusammen:

Product Owner

Die/der Product Owner stellt die fachlichen Anforderungen an das Projekt und ist zudem dafür verantwortlich, dass diese immer wieder im Sinne des Unternehmens, sowie der Kundinnen und Kunden neu bewertet und priorisiert werden. Zudem formulieren Product Owner für jeden Projektabschnitt (Sprint) ein Ziel (Sprint Goal) und übergeordnete Produktziele.

Scrum Master

Die/der Scrum Master übernimmt die Rolle der:s Team-Coaches. Das bedeutet: Die wichtigste Aufgabe des Scrum Masters besteht darin sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben bestmöglich erledigen können. Dazu gehört nicht nur die Beseitigung von Hindernissen oder die Sicherstellung, dass der Scrum Prozess eingehalten wird, sondern auch der Schutz der anderen Teammitglieder vor ungewollter Einflussnahme.

Entwicklungsteam

Dieser Term bezeichnet das Team, das für die Abarbeitung der Aufgaben verantwortlich ist. Das Entwicklerteam kann zwei bis acht Mitglieder umfassen, die alle autonom und selbstorganisiert an der Umsetzung der für die jeweiligen Projektabschnitte definierten Aufgaben arbeitet. Arbeitspakete werden nicht von Product Owner oder Scrum Master zugeteilt, sondern das Team entscheidet während der Planung, welche priorisierten Aufgaben im Rahmen eines Projektabschnitts erledigt werden können. Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist hierbei, dass die Entwicklungsteams interdisziplinär besetzt sind. Das bedeutet, alle notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten zur Lösung der Aufgaben müssen im Team vorhanden sein.

Weitere Scrum-Rollen:

Stakeholder gehören nicht direkt zum Scrum-Team und haben deshalb auch keine definierte Rolle, sie sind aber maßgeblich am Prozess beteiligt. Zu den Stakeholdern gehören zum Beispiel: Kundinnen und Kunden, Mitarbeiter:innen, Manager:innen oder auch juristische Personen und Institutionen, die ein Interesse am Gelingen des Projektes haben. Durch den Input der Stakeholder (zum Beispiel Anforderungen an das Projekt, Feedback während der Testphasen und so weiter) ermittelt der Product Owner die passenden Anforderungen und Prioritäten.

Wie funktioniert Scrum?

Der eigentliche Scrum Prozess besteht aus den Sprints – also Projektabschnitte mit fest definierten Arbeitspaketen und einer Zielsetzung – und Meetings. Sprints umfassen immer ein fest definiertes Zeitintervall (eine Woche bis maximal vier Wochen) in dem die Teammitglieder an den zuvor vereinbarten Aufgaben zur Erreichung des jeweiligen Sprintziels arbeiten. Im Scrum Projektmanagement arbeitet das Team stets von Sprint zu Sprint.

Scrum Meetings

Jeder Sprint ist in eine Abfolge von Scrum Meetings unterteilt – jedes dieser Meetings hat dabei einen klar definierten Platz innerhalb des Sprints und auch eine Längenvorgabe. Die Länge der Meetings orientiert sich dabei an der Länge des Sprints. Der Sinn hinter diesen vordefinierten Zeiten und Plätzen ist die Gewährleistung einer effizienten Meetingkultur.

Die Scrum Meetings sind aufgebaut wie folgt:

  • Planning: Hier wird zu Beginn eines Sprints eben jener geplant – sprich die Arbeitspakete und der Ablauf festgelegt.
  • Daily: Damit sind tägliche, etwa 15 Minuten dauernde, Meetings gemeint, in denen Product Owner und Entwicklerteam ein kurzes Update geben, woran sie gerade arbeiten.
  • Review: Dieses Meeting findet zum Ende eines Sprints statt. Hier präsentiert das Entwicklerteam die Arbeitsergebnisse. Neben allen Scrum-Rollen sind hier auch Stakeholder mit dabei.
  • Retrospektive: Ebenfalls zum Ende des Sprints geht es hierbei darum, über die Zusammenarbeit während des Sprints zu reflektieren und gegebenenfalls über Optimierungen zu sprechen.
  • Refinement: Ein wöchentliches Meeting, das zur Einschätzung des Sprint Backlocks (siehe Artefakte) dient.

Scrum Artefakte

Dieser Begriff bezeichnet den dritten zentralen Baustein des Scrum Frameworks. Der Begriff „Artefakt“ kommt aus der Softwareentwicklung – hier hat auch das Scrum Projektmanagement seinen Ursprung – und bezeichnet ein Produkt, welches als Zwischen- oder Endergebnis eines Projektes entsteht. Die drei Artefakte von Scrum sind:

  • Product Backlog: Dieser fasst die Summe aller anstehenden Aufgaben zusammen. Im Product Backlog tragen Product Owner alle Aufgabenstellungen und Ideen ein, die sie für maßgeblich wichtig für das Projekt halten. Während des Scrum Prozesses wird der Product Backlog immer wieder aktualisiert und Aufgaben priorisiert.
  • Sprint Backlog: Hier werden alle Aufgaben aufgeführt, die im laufenden Sprint bearbeitet werden. Anders als das Product Backlog hat hier nicht die/der Product Owner die Hoheit, sondern das umsetzende Team. Der Sprint Backlog wird im Planning-Meeting zu Beginn eines Sprints von Product Owner und Entwicklerteam zusammengestellt.
  • Produkt Inkrement: Im Produkt Inkrement werden die während der Sprints erzielten Arbeitsergebnisse festgehalten. Es ist also quasi der aktuelle Arbeitsstand des Projektes.

Scrum Prozess

Vorteile von Scrum

Für mich persönlich ist ein großer Vorteil von agilem Projektmanagement die Möglichkeit, sich in kleineren Schritten beziehungsweise Arbeitspaketen einer sehr großen Aufgabe/Evolutionsstufe für das Unternehmen zu nähern, ohne das Risiko eingehen zu müssen, dabei zwei Jahre in die falsche Richtung zu laufen. Denn: Anders als beim klassischen Projektmanagement lassen sich hier Aufgaben anpassen oder auch verändern. So liegen bei uns beispielsweise häufig beim Projektstart noch nicht alle Informationen zu 100 Prozent vor und die Anforderungen können sich noch während des Projektes ändern. Fehler sind bei uns nicht vermeidbar (Stichwort: Fehlerkultur) und gehören zum Entwicklungsprozess dazu.

Tipp: Zum Thema Fehlerkultur und wie du konstruktive Kritik seitens deiner Mitarbeiter:innen ermutigst, habe ich bereits in diesem Artikel geschrieben: So machst du aus deinem Team konstruktive Kritiker:innen

Funktioniert etwas nicht so wie gedacht, muss nicht sofort das ganze Projekt von vorne aufgerollt werden, sondern der Sprint wird abgebrochen und mit neuer Zielsetzung gestartet oder eventuell angepasst und optimiert. Zudem werden die einzelnen Aufgabenschritte bereits während des Projektes immer wieder getestet – von den Teammitgliedern, aber auch den Stakeholdern – das erlaubt Optimierungen bereits während der Entstehung und nicht erst, wenn ein fertiges Produkt oder Projekt präsentiert wird.

Ein weiterer Pluspunkt von agilem Projektmanagement ist die festgelegte Struktur und der stetige Austausch. Die fest vorgegebene Dauer der Sprints gibt nicht nur Sicherheit, sondern sorgt auch dafür, dass stetig Aufgaben abgearbeitet werden. Durch die täglichen und wöchentlichen Meetings findet ein regelmäßiger Austausch unter den Teammitgliedern statt. So arbeitet das Team miteinander und nicht aneinander vorbei. „Silodenken“ wird dadurch vermieden.

Agiles Arbeiten ist mehr als nur ein Modewort

Da wir in meinem Unternehmen als „First Mover“ häufig neue Wege beschreiten, hat sich das agile Arbeiten mit Methoden wie Scrum und OKR als sehr hilfreich erwiesen. Scrum kommt beispielsweise in der IT-Abteilung zum Einsatz. Doch auch andere Abteilungen arbeiten mit Elemente von Scrum beziehungsweise dem agilen Arbeiten: Zum Beispiel durch eigenverantwortliches Arbeiten in Teams, tägliche und/oder wöchentliche (Update-) Meetings und regelmäßiges Anpassen und Optimieren von Prozessen. Seit Ende 2021 verwenden wir OKR im Führungskreis und in allen Abteilungen. Dabei halten wir uns jedoch nicht „sklavisch“ an die agilen Methoden, sondern passen diese an unsere Bedürfnisse an.

Tipp: Über das Thema OKR und welche Vorteile dieses Planungsinstrument für Unternehmen bringen kann, habe ich in diesem Artikel bereits ausgeführt: OKR einführen: So nutzt ihr die Management-Wunderwaffe aus dem Silicon Valley.

Abschließend bleibt zu sagen: Wer in seinem Unternehmen agil arbeiten möchte – egal ob mit Scrum oder als generelles Arbeitsmodell, der muss vor allem eines können – loslassen. Agil funktioniert nur, wenn du deinen Mitarbeiter:innen die Freiheit gibst, ihre Aufgaben eigenständig und selbstorganisiert zu erledigen.

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