Selbstmanagement Methoden: Tipps und Tools, die dein Business voranbringen

Das Leben als Selbständige:r könnte so schön sein: Unabhängig und flexibel arbeiten, kein:e Chef:in, die/der einen herumkommandiert…eine herrliche Vorstellung, oder? Der Praxisschock kommt meist schnell. Anstatt mit dem eigenen Unternehmen durchzustarten, werden Aufgaben hinausgeschoben, Deadlines sitzen einem im Nacken und nichts geht so richtig voran. Damit dir das erspart bleibt, teile ich hier ein paar Tipps und Methoden, mit denen du dich und dein Business organisieren kannst. Und zwar so, dass du nicht nur produktiv bleibst, sondern dabei hoffentlich auch noch Spaß hast.

Viele lockt die Selbständigkeit vor allem mit der Aussicht auf persönliche Freiheit. Zu arbeiten wann, wo und wie man will mag eine schöne Idee sein, doch hier muss ich direkt intervenieren: Als Gründer:in, Selbständige:r oder Freelancer:in erwarten dich viele unterschiedliche Aufgaben und auf den ersten Blick scheint jede davon dringend zu sein. Aus den persönlichen Erfahrungen meiner Anfangszeit weiß ich nur allzu gut: Wer sich hier nicht gut organisiert und nicht die richtigen Prioritäten setzt, gerät schnell ins Hamsterrad – Unzufriedenheit ist da vorprogrammiert! Gott sei Dank gibt es viele nützliche Methoden und Tools, die dir dabei helfen. Hier kommen ein paar meiner Favoriten.

Selbstorganisation braucht ein Ziel

Frei nach dem Zitat „Wer nicht weiß, wohin er segelt, dem ist kein Wind günstig.“, benötige ich für die Organisation meiner To Do’s vor allem eins: Ein ganz klares Ziel. Ich bin kein Fan davon, eine Aufgabe nur um ihrer selbst willen zu erledigen. Deshalb stelle ich mir im Vorfeld gern die Frage „Warum tue ich das?“ Das hilft mir nicht nur Prioritäten zu setzen, sondern auch motiviert zu bleiben. Sich Ziele zu setzen macht nachweislich zufriedener und gesünder. Sie sorgen dafür, dass du im Dschungel unzähliger Möglichkeiten einen Fixpunkt hast, um dich zu orientieren. So kannst du dich bereits im Voraus an etwas ausrichten. Doch auch hier gilt: Finde das richtige Maß. Im Laufe meines Unternehmerlebens habe ich gelernt wie wichtig es ist, meine Ziele zwar klar, aber nicht zu eng zu stecken. Denn zu starre Vorgaben rauben dir jeden Reaktionsspielraum. Du bist nicht imstande auf Unvorhergesehenes zu reagieren oder auch mal eine Nacht über wichtige Entscheidungen zu schlafen. Also behalte dein Ziel im Blick, aber bleibe offen. Dazu gehört auch, deine Vorhaben regelmäßig zu hinterfragen. So läufst du nicht stur in die falsche Richtung und verpulverst unnötig Ressourcen.

Feste Arbeitszeiten

Trotz allen Vorteilen des flexiblen Arbeitens solltest du auch als Selbständige:r Arbeit und Freizeit nach Möglichkeit trennen. Lege Stunden fest, in denen du dich um dein Business kümmerst. Damit kommst du nach Feierabend nicht nur besser zur Ruhe, sondern deine Kundinnen und Kunden wissen auch genau, wann du erreichbar bist. Das wirkt zuverlässig und du hast definitiv mehr Kapazitäten, um dich deinen Auftraggeber:innen voll und ganz zu widmen.

Dafür ist es allerdings wichtig zu wissen, wann du am besten arbeiten kannst. Ich starte am Morgen lieber etwas später und arbeite dafür in den Abend hinein. Beobachte dich eine Zeitlang selbst und finde heraus, wie und wann du am besten funktionierst. Dann kannst du deinen Arbeitstag optimal an deinen Rhythmus anpassen.

Selbstmanagement Methoden – was hilft wirklich?

Methoden, Fachbücher und Tools zum Thema Selbstmanagement gibt es zuhauf – und alle wissen es natürlich am besten. Auf der Suche nach Methoden, die dir wirklich helfen, kann ich dir daher nur Eines empfehlen: Ausprobieren. Erscheint dir eine Technik interessant, erprobe sie eine Weile in der Praxis. Hilft sie dir, dann bleib dabei. Wenn nicht, dann hab keine Hemmungen, etwas Anderes zu versuchen.

Hast du ein Tool gefunden, das dich wirklich weiterbringt, solltest du unbedingt dabeibleiben und nicht willkürlich zwischen verschiedenen Optionen hin und her springen. So sorgst du in deiner Organisation für Kontinuität und bleibst fokussiert. Ich habe dir ein paar Methoden mitgebracht, mit denen du starten kannst.

Wer schreibt, die/der bleibt

Eigentlich ein absoluter No-Brainer, aber nach meiner Ansicht immer wieder erwähnenswert: Halte wichtige Dinge schriftlich fest. Ob analog oder elektronisch – gerade wenn dir vor lauter To Do’s der Kopf schwirrt, ist es unheimlich befreiend, Tasks auf diese Weise erst einmal ablegen zu können – selbst wenn du dich nicht gleich darum kümmerst. Dabei kann es enorm hilfreich sein, alle Dinge, die anstehen, in verschiedene Bereiche zu unterteilen, zum Beispiel so:

• Aufgaben
• Termine
• Ideen

Das führt mich nahtlos zur nächste hilfreichen Technik.

Selbstorganisation dank Auftragsliste

Wann war noch gleich die Deadline für Projekt A? Wie ist der Stand bei Kundin oder Kunde B? Habe ich Rechnung C schon verschickt?

Kommen dir diese Fragen bekannt vor und bringen dich regelmäßig in Schwitzen? Mit einer Auftragsliste ist das passé. Das Schöne: Sie funktioniert in vielen verschiedenen Formen – als Excel-Tabelle, auf Papier oder auch in einem Projektmanagementtool wie zum Beispiel Asana, das einen sogar an anstehende Aufgaben erinnert (die exali-Redaktion nutzt dieses Tool sehr gerne). Allerdings funktioniert diese Methode nur dann, wenn du deine Auftragsliste IMMER akribisch pflegst. Aus einem Meeting ergeben sich neue Deadlines? Trag sie ein. Nach einem Kundengespräch hat sich der Auftrag geändert? Ab damit in die Liste. Was erstmal nach viel Aufwand klingt, ist gar nicht so kompliziert. Wenn du das Dokument einmal richtig aufsetzt und danach konsequent befüllst, wird dir Arbeit viel leichter von der Hand gehen. Deine Auftragsliste könnte zum Beispiel aus folgenden Spalten bestehen:

• Auftrag
• Auftraggeber:in
• Beschreibung
• Ansprechpartner
• Abgabetermin
• Rechnungsbetrag

Um deiner Liste noch mehr Struktur zu verleihen, kannst du deine Aufträge sortieren, indem du sie nach Dringlichkeit ordnest oder mit Farben arbeitest.

• Rot: Der Auftrag wurde angenommen, aber noch nicht bearbeitet
• Gelb: Der Auftrag ist in Bearbeitung
• Grün: Der Auftrag ist abgeschlossen
• Löschen: Der Auftrag ist bearbeitet und abgerechnet

Störfaktoren erkennen mit einer Not-To-Do-Liste

Viele Selbstmanagement-Methoden erklären uns ausführlich, was wir tun sollen, um uns selbst zu organisieren. Versuch doch einmal den umgekehrten Weg und überlege, was dich in deinem Arbeitsalltag ausbremst. Was hindert dich daran, produktiv zu sein? Was raubt dir deine Zeit und nimmt zu viel Raum ein? Gibt es etwas, das dich immer wieder aus der Bahn wirft? Liste diese Störfaktoren in einer Not-To-Do-Liste auf. Anschließend kannst du darangehen, sie Stück für Stück abzustellen.

Selbstmanagement – Ziele SMART erreichen

Jetzt kommen wir zu einem bewährten Klassiker: Die SMART-Methode eignet sich gut, um Ziele realistisch zu formulieren und einzuschätzen. Praktischerweise beschreibt schon der Name der Technik, wie du dabei am besten vorgehst.

• S(pezifisch): Beschreibe dein Ziel so genau wie möglich.
• M(essbar): Lege Faktoren fest, mit denen du eindeutig messen kannst, ob du dein Ziel erreicht hast.
• A(ttraktiv): Plane deine Aufgaben so, dass du auch tatsächlich motiviert bist, sie in die Tat umzusetzen.
• R(ealistisch): Frage dich immer wieder, ob das, was du dir vorgenommen hast, überhaupt machbar ist.
• T(ermingerecht): Setze dir realistische Deadlines

Du möchtest zum Beispiel ein Buch schreiben? Prima, dann formuliere dieses Ziel doch am besten gleich smart. Anstatt zu sagen „Ich möchte ein Buch schreiben“, nimm dir vor „Ich werde in den nächsten 18 Monaten ein Manuskript mit 400 Seiten verfassen, indem ich jeden Abend 2.000 Wörter schreibe“.

Hoch hinaus mit der ALPEN-Methode

Hierbei handelt es sich um die kleine Schwester der SMART-Methode. Wenn du dich strukturieren und dabei den Überblick über das große Ganze behalten möchtest, ist diese Technik das Richtige für dich.

• Im ersten Schritt legst du fest, welche Aufgabe du bearbeiten möchtest (A)
• Anschließend schätzt du ein, wie lange diese Aufgabe dauert. Mein Tipp: Plane lieber etwas mehr Zeit ein – Menschen sind oft etwas zu optimistisch, wenn es darum geht, wie viel sie tatsächlich erledigen können. (L)
• Zur Planung gehören auch immer ausreichende Pufferzeiten. Irgendetwas kann schließlich immer dazwischenkommen (P)
• Nun folgt der wichtigste Punkt der Methode – du musst entscheiden und priorisieren: Was ist wichtig? Was nicht?
• Wenn du deine Aufgabe erledigt hast, erfolgt die Nachkontrolle. Hast du alles erreicht, was du dir vorgenommen hast? Wo gab es Schwierigkeiten? Wie kannst du die künftig umgehen?

In meinen Augen hat diese Methode nur einen Minuspunkt: Sie ist zeitaufwendig. Deine To Do’s auf diese Weise zu priorisieren braucht Übung. Hat sich dabei aber erstmal eine gewisse Routine eingeschliffen, wird dir diese Technik gute Dienste leisten.

Prioritäten setzen mit der Eisenhower Matrix

Die Aufgaben türmen sich und du musst in kurzer Zeit einige wichtige Entscheidungen treffen? Dabei hilft dir dieses bewährte Modell. Die Eisenhower Matrix unterteilt Tasks nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Eine wichtige Sache sollte möglichst zügig erledigt werden? Dann mach dich am besten sofort daran. Ist eine Aufgabe dagegen zwar wichtig, die Erledigung hat aber Zeit, dann nimm sie in deine Planung auf und lege eine realistische Deadline fest, zu der du sie abschließen willst. Nun wird es etwas kniffliger: Immer wieder begegnen uns im Arbeitsalltag To Do’s, die eigentlich nicht besonders wichtig, aber trotzdem irgendwie dringend sind. Die Lösung lautet hier: Delegieren. Dank Steuerberater:innen, virtuellen Assistent:innen und Co. geht das bis zu einem gewissen Grad auch als Freelancer:in. Der Umgang mit Aufgaben, die weder besonders wichtig noch besonders dringend sind, gestaltet sich dagegen ganz einfach: Ab in den Papierkorb damit.

Pomodoro – Fokus und Erholung

Bei großen Aufgaben fällt es uns oft besonders schwer, Motivation aufzubringen. Diese Falle umgehst du mit der Pomodoro-Technik. Sie besteht aus fünf einfachen Schritten.

1. Wähle eine Aufgabe, die du erledigen möchtest.
2. Schreiben kurz (!) auf, was du dafür tun musst.
3. Stelle deinen Wecker auf 25 Minuten, dann leg los.
4. Ist die Zeit um, kannst du abhaken, was du alles erledigt hast.
5. Jetzt ist es an der Zeit für fünf Minuten Pause, das sogenannte Pomidori

Diese Schritte wiederholst du nun, bis du deine Aufgabe beendet hast. Nach dem vierten Pomidori gönnst du dir eine Pause von 30 Minuten. Du wirst staunen, wie viel du selbst in kurzen Zeitintervallen erledigst, wenn du fokussiert und mit ausreichend Pausen arbeitest.

Selbstmanagement – finde DEINE Methode

Wenn die Erfahrung mich eines gelehrt hat dann, dass DIE eine Selbstmanagementmethode nicht existiert. Wie du dich am besten organisierst, hängt sehr von deiner Persönlichkeitsstruktur und deiner Art zu arbeiten ab. Probiere also verschiedene Methoden aus – wenn du nicht direkt die richtige für dich findest, ist das kein Grund zu verzweifeln. Es kann auch sinnvoll sein, verschiedene Techniken zu kombinieren. Nutze zum Beispiel die Eisenhower-Matrix zur Priorisierung deiner To Do’s und arbeite die Aufgaben dann mit der Pomodoro-Technik ab. Zum Abschluss möchte ich dir noch einen persönlichen Rat mit auf den Weg geben:  Verlier dich vor lauter Arbeit nicht selbst aus den Augen! Du kannst nur dann Höchstleistungen erbringen, wenn du dafür auch in der richtigen Verfassung bist. Also: Ernähre dich gesund, treibe Sport, schlafe ausreichend und mach – so schwer es als Selbständige:r fällt  – auch mal Urlaub. Auch ich musste lernen, dass ich weder kreativ noch leistungsfähig sein kann, wenn ich permanent 7 Tage die Woche am Anschlag arbeite. Die Techniken, die ich dir hier vorgestellt habe, können dir dabei helfen, eine gute Balance zu finden. Ich wünsche dir viel Spaß und Erfolg dabei.

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