Checkliste: So geht Datenschutz in der Anwaltskanzlei

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Je mehr die Digitalisierung voranschreitet und Informationen ihren Weg in die Cloud finden, umso wichtiger ist es in Sachen Datenschutz die gesetzlichen Bestimmungen zu kennen und einzuhalten. Eine Pflicht, die besonders auch Anwälte haben, denn sie verwalten viele sensible Daten ihrer Mandanten und übernehmen damit eine große Verantwortung. Doch welche Schutzmaßnahmen schreibt der Gesetzgeber vor und wie stellen Anwälte sicher, dass ihre Kanzlei die aktuellen Datenschutzrichtlinien befolgt?

Wie werden Daten in der Anwaltskanzlei rechtskonform gespeichert und verarbeitet? Eine Checkliste gibt wichtige Hilfestellung zum Thema Datenschutz.

Welche Mandanten-Daten dürfen wann gespeichert und vor allem verwendet werden? Diese und viele weitere Fragen beantwortet die „Datenschutz-Checkliste für die Anwaltskanzlei“ des Deutschen Anwaltvereins, mein Fundstück der Woche.

Datenschutz beim Rechtsanwalt

Betritt ein Mandant die Kanzlei übergibt er nicht nur seinen Namen, Anschrift und Telefonnummer, sondern meist noch viel sensiblere Daten, wie Kontoverbindungen in die Hände des Anwalts. Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Informationen ist selbstverständlich, doch weil die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen nicht immer einfach einzuhalten sind, gibt der Deutsche Anwaltverein in einer einfachen Checkliste wichtige Hinweise zur Datenspeicherung.

So schützen Sie Mandaten-Daten

Die Checkliste stellt gleich zu Beginn klar, dass der Anwalt durch seine berufsrechtlichen Rahmenbedingungen verpflichtet ist, beim Datenschutz höchste Vorsicht walten zu lassen. Im Anschluss geht die Checkliste Schritt für Schritt die Aufgaben des Rechtsanwalts durch und erklärt kurz die jeweiligen rechtlichen Grundlagen.

Wusstet Ihr beispielsweise, dass Daten nicht gleich Daten sind? Der Gesetzgeber verlangt unter Anderem eine Unterscheidung zwischen mandatsbezogenen Daten, Mitarbeiterdaten sowie Lieferantendaten und Akquise-/Networking-Daten. Die einzelnen Datensätze unterliegen wiederum unterschiedlichen gesetzlichen Bestimmungen.

So werden Mandanten geschützt:

Der Deutsche Anwaltverein weiß um die hohen gesetzlichen Anforderungen und gibt deshalb noch weitere praxisnahe Hinweise, mit dabei sind folgende Tipps:

Datenschutzregelungen aufstellen und Sensibilität schaffen
Einsatz bedarfsgerechter IT-Lösungen mit regelmäßiger Statuskontrolle
Datensicherungskonzept und Archivierung einführen und kontrollieren
Einsatz der elektronischen Signatur und Verschlüsselung prüfen
Zulässigkeit und Rahmenbedingungen der externen IT-Lösungen prüfen
Vertraulichkeits-und Geheimhaltungsvereinbarungen

Fazit: Was muss ich, was darf ich und vor allem, was darf ich nicht? Wer fremde Daten verwaltet und speichert, muss sich diese Fragen stellen und die Antworten auf diese Fragen oft aufwändig selbst recherchieren. Der Deutsche Anwaltverein hat Rechtsanwälten diese Arbeit abgenommen und liefert mit der übersichtlichen und praxisnahen Checkliste einen ersten Leitfaden, um in Sachen Datenschutz nicht in rechtliche Schwierigkeiten zu gelangen.