Business Basics: So lange müsst Ihr Emails aufbewahren

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Im Jahr 2015 wurden in Deutschland rund 537 Milliarden Emails versendet. Auch wenn ich manchmal das Gefühl habe, dass ich mindestens die Hälfte dieser Milliarden Emails bekomme, ist mit dem digitalen Briefverkehr nicht zu spaßen. Der Gesetzgeber hat strenge Fristen, wie lange geschäftliche Emails aufbewahrt werden müssen, wer diese nicht einhält riskiert eine Menge Ärger.

Emails sind kein Webwerfartikel sondern unterliegen strengen Fristen

Deshalb werfe ich heute mal einen Blick auf ein absolutes Business Einmaleins, das leider im Alltagstrubel schnell vergessen wird.

Geschäftliche Emails nicht einfach löschen

Es gibt zwei Gesetze, die für Aufbewahrungsfristen geschäftlicher Emails von besonderer Bedeutung sind. Das ist einmal § 147 der Abgabenordnung (AO) und dazu § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), der für Kaufleute festlegt, welche Unterlagen aufzubewahren sind. Grundsätzlich müssen alle, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, diese Aufzeichnungen und Bücher aufbewahren.

Welche Unterlagen genau gespeichert werden müssen, steht in den jeweiligen Paragraphen. Die Aufbewahrungsfristen sind nicht für alle Emails gleich. So müssen Handelsbriefe (gemäß § 257 HGB) 6 Jahre gespeichert werden, Jahresabschlüsse (nach §147 AO) hingegen zehn Jahre.

Aufgepasst bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen:

Die sechs (bzw. zehn) Jahre beginnen nicht zu dem Zeitpunkt an dem das Dokument versendet wurde, sondern:

„Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.“ (§147 AO)

Und gleich noch ein Sonderfall: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge wie Mietverträge oder Ähnlichem startet erst nachdem das Ende der Vertragsdauer erreicht ist

Was viele nicht wissen:

Ich habe noch ein paar kleinere Besonderheiten, die so einfach nicht im Gesetzestext zu finden sind, die aber dennoch eine Rolle spielen. So müssen Emails, die selbst keinen Inhalt haben, sondern nur als „Transportmedium“ verwendet wurden, indem das entscheidende Dokument im Anhang zu finden war, nicht aufbewahrt werden. Ein Briefumschlag, in dem ein Vertrag geschickt wurde, muss ja auch nicht aufbewahrt werden. Umgekehrt hingegen müssen Anhänge von Geschäfts-Emails aufbewahrt werden, wenn sie für den Inhalt der Email von Bedeutung sind.

Nicht nur Verträge, sondern auch vorbereitende Emails müssen aufbewahrt werden. Gerade als Freiberufler oder Selbständiger gehen Verhandlungen teilweise mehrfach hin und her, bis sich alle Beteiligten einig sind und ein Vertrag verfasst wird. Auch dieses „Vorgeplänkel“ muss aufbewahrt werden wenn es einen Geschäftsabschluss vorbereitet. Auch wenn im Vertrag später alles Besprochene enthalten ist, müssen die Besprechungs-Mails aufbewahrt werden.

Fazit: Die Flut an Emails nimmt auch im Business immer mehr überhand, was dazu führt, dass Emails eher als Wegwerfprodukt wahrgenommen werden. Deshalb sollte sich jeder im Business an der eigenen Nase packen und Emails gemäß der gesetzlichen Pflichten archivieren. Ich habe bei exali.de zum Beispiel in Absprache mit einem Datenschutzexperten eine revisionssichere Archivierung aller Emails eingerichtet.

Zum Thema „Aufbewahrungsfristen“ gibt es jede Menge zu beachten – mehr als in einen einzigen Blogartikel passt. Trotzdem wollte ich einen kleinen Reminder für das wichtige Thema bringen, denn der Überblick im Business ist gerade in der Startup-Phase manchmal schwierig.