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Ralph Günther
exali-Gründer | Versicherungsexperte

Was bei der elektronischen Rechnung zu beachten ist

Wer braucht heute noch Papier, wenn eh alles online läuft –  auch die Rechnungsstellung im Business? Doch nur weil‘s schneller geht und unkomplizierter scheint, sind die Vorgaben nicht weniger streng. Wer die Regeln nicht kennt, riskiert ein teures Nachspiel. Deshalb Augen auf, Ohren gespitzt, Tastatur poliert: Die elektronische Rechnung hat es in sich!

Zahltag: Wenn die Rechnung per Mail kommt
Zahltag: Wenn die Rechnung per Mail kommt

Doch keine Panik, mein heutiges Fundstück der Woche hat alle brauchbaren Regeln zusammengefasst und dabei auch viele hilfreiche Tipps parat.

Alle Fakten auf einen Streich: Mein Fundstück als Leitfaden

Damit ihr zukünftig Fehler von vornerein vermeiden könnt und Risiken nicht unvorbereitet ausgesetzt seid, teilt die Gründerküche in meinem Fundstück ihr Wissen rund um die Erstellung der elektronischen Rechnung. Am Artikel „Die Elektronische Rechnung: Darauf müsst ihr dringend bei der Erstellung achten“ gefällt mir besonders gut, dass übersichtlich wichtige Aspekte Schritt für Schritt abgehandelt und verständlich erklärt werden. So werden nicht nur Fakten vermittelt, sondern der Leser hat die Möglichkeit, Hintergründe nachzuvollziehen.

Das Gesetz macht die Rechnungs-Musik

Zu Beginn des Artikels geht der Autor auf zwei wesentliche Faustregeln ein, die den gesetzlichen Rahmen bilden und in jedem Fall einzuhalten sind.

Zum einen gilt: Die elektronische Rechnung ist ein Dokument und kann die gleichen Rechtsfolgen als Konsequenz haben wie eine herkömmliche Rechnung auf Papier.

Weiterhin ist eine elektronische Zahlungsaufforderung nur dann rechtsgültig, wenn der Käufer beziehungsweise Kunde dieser auch zustimmt. Im Klartext heißt das: Wenn der Rechnungsempfänger eine Papier-Rechnung will, kann der Händler ihm keine per Mail schicken! Das gute alte Rechtssystem hat hier jedoch ein praktisches Hintertürchen offen gelassen – ganz zur Freude von Selbstständigen oder Freiberuflern. Wer wissen will, wie das genau aussieht, wirft einfach einen Blick in mein Fundstück 😉

Eine Rechnung, unzählige Risiken

Und so wie das im Business eben ist, gibt´s natürlich noch viel mehr risikoreiche Reglements, die beim digitalen Versenden von Rechnungen beachtet werden müssen. Dazu gehören unter anderem

  • die gute Lesbarkeit
  • die Echtheit der Herkunft
  • die Unversehrtheit der Rechnung
  • die üblichen Pflichtangaben, die auch für eine Papierrechnung gelten
  • das richtige Format
  • und die richtige Signatur.

Wer jetzt denkt, das seien alle wichtigen Aspekte für die elektronische Rechnung, dem sei gesagt: Leider nein! Was noch zu beachten ist und was keinesfalls vergessen werden sollte, verrät euch mein Fundstück 🙂

Fazit: Der Artikel zeigt klar und deutlich auf, dass das Versenden einer elektronischen Rechnung kein Zuckerschlecken ist. Es werden viele Risiken genannt, die bislang womöglich unter den Bürotisch gekehrt wurden! Deshalb kann mein Fundstück beispielsweise wunderbar als Hilfestellung beim Verfassen einer Rechnungs-Mail genutzt werden. Natürlich empfiehlt es sich, die einzelnen Aspekte nochmal detaillierter zu recherchieren.

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Über Ralph Günther

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Schnell, einfach und komplett online: So stellte ich mir als Versicherungsmakler den Abschluss einer Berufshaftpflicht für Freelancer und Selbständige vor.  Da kein Anbieter eine ansprechende Lösung hatte, setzte ich meine Idee 2008 selbst um und gründete die exali AG (damals exali GmbH). Über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse schreibe ich auf dem RGBlog.

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