Nie wieder Missverständnisse im Projekt

Checkliste: So sieht das perfekte Freelancer-Briefing aus

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Das Projekt liegt in Scherben, der Auftraggeber ist unzufrieden und droht mit Rücktritt, die ganze Arbeit des Freelancers war umsonst. Das ist die absolute Horrorvorstellung von Freelancern und Unternehmen. Soweit muss es aber nicht kommen. Denn wenn ein Projekt scheitert, liegt das häufig an einem schlechten Briefing und das lässt sich ganz einfach verhindern. Mein heutiges Fundstück liefert eine Checkliste für das ideale Freelancer Briefing und damit den Grundstein für euren Projekterfolg…

Wenn das Briefing stimmt, klappt es auch mit der Zusammenarbeit zwischen Freelancer und Auftraggeber.
Wenn das Briefing stimmt, klappt es auch mit der Zusammenarbeit zwischen Freelancer und Auftraggeber.

Dann wollen wir doch mal sehen, was diese Liste zu bieten hat…

1. Das Kennenlernen: Auftraggeber und Freelancer stellen sich vor

Am Anfang sollten sich Freelancer und Auftraggeber laut Checkliste von GULP ein genaues Bild voneinander machen, vor allem wenn sie vorher noch nicht zusammengearbeitet haben. Gerade Auftraggeber sind oft sparsam mit Informationen über das eigene Unternehmen. Das ist aber in den wenigsten Fällen böse Absicht, sondern liegt viel mehr daran, dass Inhouse-Mitarbeitern die Eigenheiten des eigenen Betriebs so in Fleisch und Blut übergegangen sind, dass diese sie für selbstverständlich halten. Hier findet ihr deswegen die Infos, die Auftraggeber dem Freelancer auf jeden Fall über sich verraten sollten:

  • die Historie des Unternehmens
  • das Leitbild und die Werte des Unternehmens
  • das Produktfeld, in dem das Unternehmen tätig ist
  • die Position am Markt und potenzielle Wettbewerber
  • Unique Selling Points und Entwicklungsziele
  • die Zielgruppe
  • den Ansprechpartner des Projekts plus Kontaktdaten

Wenn diese Dinge klar kommuniziert werden, weiß der Freelancer nicht nur was er tut, sondern auch warum er es tut. Im besten Fall kann er die Motivation des Auftraggebers nachvollziehen und lernt so in dieselbe Richtung zu denken.

2. Das Briefing: Ohne diese Vorgaben geht es nicht

Als Nächstes geht es um die harten Fakten und das eigentliche Briefing. Die Herausforderung besteht darin, so konkret zu werden, dass kein Platz für Missverständnisse bleibt, dabei aber genug Raum zu lassen, damit der Freelancer kreativ werden kann. Ob ein Briefing wirklich gut ist, erkennt ihr laut Whitepaper übrigens ganz einfach daran, dass ihr am Ende in zwei klaren Sätzen formulieren könnt, wie das Ergebnis der Arbeit aussehen soll und was das Produkt leisten können muss. Wenn das gelingt, habt ihr ein gutes Briefing vor euch.

Über folgende Punkte sollten sich Freelancer und Auftraggeber auf jeden Fall einig sein:

  • Kostenrahmen bzw. Budget und Zeitplan
  • konkrete Vorgaben, etwa bezüglich der Corporate Identity, der Gestaltung oder zu verwendender Programmiersprachen
  • Vorlagen, Muster oder Beispiele aus vergleichbaren früheren Projekten (sofern vorhanden)
  • technische Rahmendaten sowie eventuell benötigte Zugänge, etwa zur Website, ins Firmennetzwerk oder Projektmanagementsystem
  • Ziele bzw. Methoden der Ergebnis-/Erfolgskontrolle
  • Vereinbarung eventueller Zwischenziele oder Meilensteine

Wichtig: Im perfekten Briefing finden sich alle Informationen, die der Freelancer für seine Arbeit braucht in einer Arbeitsmappe oder einem Briefingdokument. Bei der berühmten Salamitaktik (Informationen werden nur scheibchenweise übermittelt) sind fehlende Infos und damit Missverständnisse sowie Fehler vorprogrammiert.

3. Das Rebriefing: Weichen stellen nach Projektbeginn

Steht das Briefing fest, kann das Projekt starten. Sobald losgelegt wird, zeigt sich, wie gut sich das geplante Projekt tatsächlich umsetzen lässt. Deswegen wird es nach wenigen Tagen Zeit für ein Rebriefing. Dieser Termin bietet Freelancer und Auftraggeber die Möglichkeit, aufgekommene Fragen zu klären, die Marschrichtung zu prüfen und die ersten Zwischenstände zu analysieren. Ein häufiger Grund für Startschwierigkeiten ist zum Beispiel, dass die Rollen im Mixed Team (Freelancer und Angestellte der Firma) nicht klar verteilt sind. Manchmal macht es zum Beispiel Sinn, dass der freie Mitarbeiter einem Angestellten gegenüber weisungsbefugt ist und verschiedene Leistungen vom Team einfordern darf. Solche Vereinbarungen sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden, um Missverständnissen vorzubeugen.

4. Der Projektabschluss: Nach dem Projekt ist vor dem nächsten Briefing

Was es beim Feedbackgespräch zu beachten gibt und warum selbst Auftraggeber und Freelancer, die schon lange erfolgreich zusammenarbeiten, nicht auf ein Briefing zum Projekt verzichten sollten, könnt ihr im Whitepaper „Wie sieht das optimale Briefing für Freelancer aus“ nachlesen, das es bei GULP kostenlos zum Download gibt.

Wenn euch interessiert, was Freelancer tun können, wenn der Auftraggeber mit einem Rücktritt droht, dann schaut doch mal in den Artikel Risiko Vertragsrücktritt: Das können Sie tun, wenn es im Projekt kriselt rein.

Ich wünsche euch auf jeden Fall viel Erfolg bei eurem nächsten Projekt! 🙂

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Über Ralph Günther

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Schnell, einfach und komplett online: So stellte ich mir als Versicherungsmakler den Abschluss einer Berufshaftpflicht für Freelancer und Selbständige vor.  Da kein Anbieter eine ansprechende Lösung hatte, setzte ich meine Idee 2008 selbst um und gründete die exali AG (damals exali GmbH). Über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse schreibe ich auf dem RGBlog.

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