Warum Lasten- und Pflichtenheft im Projektgeschäft von Nutzen sind

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Ein neues Projekt zu starten, ist immer aufregend. Das Projekt klingt spannend, der Kunde ist motiviert, die neue Aufgabe eine fachliche Herausforderung. Schnell ist man sich daher mit dem Kunden einig, es müssen nur noch ein paar Dinge schriftlich geregelt werden. Der Papierkram, der dabei anfällt, wird meist als lästige Pflicht abgetan. Das geht gut solange alles in Butter ist. Doch sobald das Projekt in Schieflage gerät und es zu Streitigkeiten zwischen den Geschäftspartnern kommt, werden die schriftlich fixierte Vereinbarungen plötzlich sehr wichtig und mündliche Zusagen lösen sich in Rauch auf! In den vergangenen Jahren hatte ich immer wieder Fälle auf dem Schreibtisch, in denen Missverständnisse in der Planungsphase zum Rücktritt eines Projektpartners führten. Dann gilt: Je besser geplant und dokumentiert wurde, wer welche Leistung erbringen sollte, desto einfacher können Lösungen bei einer Projektschieflage gefunden und im schlimmsten Fall auch der Schaden abgewickelt werden. Eine bedeutende Rolle spielen dabei das Lasten- und das Pflichtenheft.

Michael Ulm erklärt auf t3n, wofür Pflichten- und Lastenheft gut sind und stellt einige sehr nützliche Projektmanagement-Formulare zum kostenlosen Download zur Verfügung – damit beim nächsten Projekt alles rund läuft. Mein Fundstück der Woche.

Besser schriftlich: Anforderungen verbindlich festhalten

Die Vorstellungen von Auftraggeber und Auftragnehmer, wie ein Projekt erfolgreich durchgeführt wird, können bisweilen weit auseinander driften. Aber auch unzulänglich kommunizierte Wünsche oder einfache Missverständnisse führen häufig zu Streitigkeiten zwischen den Projektpartnern. Deshalb rät Autor Michael Ulm: Unbedingt vor Projektbeginn sämtliche Anforderungen und Vorgehensweisen detailliert besprechen und schriftlich festhalten. Dafür sind Lasten- und Pflichtenheft besonders gut geeignet.

Zwei Paar Stiefel: Unterschiede zwischen Lasten- und Pflichtenheft

Der Experte von t3n klärt den weit verbreiteten Irrtum auf, Lasten- und Pflichtenheft wären ein und dasselbe. Auch lässt sich das Eine nicht durch das Andere ersetzen. Um dies zu verdeutlichen, beschreibt er die formellen und inhaltlichen Unterschiede:

Das Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt. Dafür ist er gezwungen, sich umfassende Gedanken zu seinem Projekt zu machen. So kann vermieden werden, eine fixe Idee überstürzt realisieren zu wollen – ohne sich um die Möglichkeiten der Umsetzung zu kümmern. Durch das Lastenheft wird die Idee strukturiert und es entsteht ein Anforderungskatalog, der folgende Punkte beinhalten sollte:

Ist-Zustand: Wo sind wir?
Soll-Zustand: Wo wollen wir hin?
Zuständigkeiten / Schnittstellen: Wer macht was?
Funktionale Anforderungen: Was soll das Produkt können?
Nicht-funktionale Anforderungen: Welche Eigenschaften soll das Produkt besitzen?

Das Lastenheft ermöglicht es dem Auftraggeber, mehrere Angebote verschiedener Auftragnehmer einzuholen. Dabei erhalten alle potentiellen Projektpartner garantiert dieselben Informationen und die Angebote werden dadurch vergleichbar.

Die Erstellung des Pflichtenheftes ist Aufgabe des Auftragnehmers. Nachdem er die Wünsche des Auftraggebers dank des Lastenheftes genau kennt, kann er nun eine Aufstellung der nötigen Arbeitsschritte vornehmen. Dabei muss er deutlich machen, mit welchen Mitteln und auf welchem Wege er das Vorhaben umsetzen möchte. Da das Pflichtenheft oft auch einen Bestandteil des Vertrags über die zu erfüllenden Leistungen darstellt, müssen Ziele (was soll das Projekt können?) und Nicht-Ziele (was wird das Projekt nicht können?) gründlich ausformuliert werden. Auf diese Weise wird die Bewertung, ob alle Leistungen wie vereinbart erfüllt wurden, am Ende des Projektes vereinfacht.

Umfassende Dokumentation: Grundlage eines erfolgreichen Projektes

Lasten- und Pflichtenheft sind ein wesentliches Element des Projektmanagements. Auch wenn die Verwaltung für Viele zum unangenehmen Teil eines Projektes zählt – gute Dokumentation ist das A und O. Um euch die ein bisschen zu erleichtern, stellt Michael Ulm zahlreiche nützliche Formulare zum kostenlosen Download zur Verfügung. Vom Projektauftrag über den Kostenplan bis hin zum Ergebnisprotokoll ist alles dabei – damit sollte beim nächsten Projekt nichts mehr schiefgehen! Auch meinem Online Marketing Manager Marcus hat der Projektplan auf Excel-Basis bereits gute Dienste bei einem exali.de-Projekt erwiesen 😉

Autor Ulm rät, nicht zu wenig Zeit in die Erstellung von Lasten- bzw. Pflichtenheft zu investieren. Denn: Im Falle von Projekten ist es besser, die Karten vor dem Spiel auf den Tisch zu legen. Gut vordefinierte Ziele und eine möglichst genaue Kosten- und Aufwandschätzung ersparen unschöne Überraschungen.

Hinweis: Rechtsanwältin Nina Diercks zeigt in ihrem Artikel „Von Lastenheften, Pflichtenheften und was das gerade bei agilen Projekten mit Verträgen zu tun hat“, dass diese PM-Tools auch und gerade für Projekte sinnvoll sind, die sich im Laufe der Durchführung verändern und angepasst werden (müssen).

>> IT-Unternehmer Michael Ulm zum Thema „Was? Pflichtenheft und Lastenheft sind nicht dasselbe?“