Projekte erfolgreich abschließen: Mit diesen Tipps zum Projekterfolg

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Weshalb scheitern Projekte? Diese Frage stellte Niels Dahnke zu Beginn seines Vortrags „Wenn Scheitern keine Option ist. Projektmanagement, Checklisten & Workflows führen zum Erfolg“ auf der CONTENTIXX. Mir kam da gleich schlechte Kommunikation in den Sinn, das typische „Aneinander-vorbei-reden.“ Doch was tun, damit Projekte eben nicht scheitern, sondern erfolgreich werden? Diese Frage hat Niels in seinem Vortrag mehr als beantwortet – mit vielen Tipps aus der Praxis…

Ein Projekt erfolgreich abschließen: Mit diesen Tipps gelingt es!

… und die habe ich mir gleich vor Ort notiert und für euch hier zusammengefasst 😉

Ziele definieren: Erst die Richtung festlegen, dann starten!

Dass zuerst das Ziel eines Projekts oder Auftrags stehen muss, sollte klar sein. Aber nicht nur das große Ziel am Ende solltet ihr genau definieren und immer im Blick behalten, sondern auch kleine Etappenziele. Diese legt ihr am besten in einem Lasten- und Pflichtenheft fest und verankert dort die Anforderungen eures Auftraggebers, damit es am Ende keine Missverständnisse gibt.

Für die Ziele gilt: Sie müssen realistisch und messbar sein! Tipp von Niels: Bei der Planung immer das magische Dreieck im Blick behalten. Das sieht so aus:

Alle drei „Ecken“ des magischen Dreiecks hängen voneinander ab. Qualität kostet Zeit und Geld; werden Kosten und Ressourcen eingespart, leidet die Qualität und ihr braucht mehr Zeit für das Projekt. Während des Projekts ist es wichtig, alle drei „Ecken“ immer im Blick zu haben und frühzeitig gegenzusteuern, falls es irgendwo zum Ungleichgewicht kommt.

Zielgruppe definieren und Benutzer einbinden

Personas definieren und dann nie wieder darüber reden – das ist wenig zielführend. Denn eine Persona ist eine fiktive Person, die vor dem Projektbeginn festgelegt wird und der bestimmte Eigenschaften zugeschrieben werden. Diese müssen laut Niels so früh wie möglich mit den realen Benutzern, also mit den Personen, die wirklich am Ende mit dem Produkt arbeiten müssen, abgeglichen werden. Achtung: Zielgruppe und Benutzer müssen nicht identisch sein! Benutzer können genauso gut Multiplikatoren sein, die die Botschaft an die Zielgruppe weiterleiten.

Ein zusätzlicher Rat von Niels: Redet über das Projekt! Denn das motiviert nicht nur die Beteiligten, sondern steigert auch die Akzeptanz bei den zukünftigen Anwendern.

Und – ganz wichtig: Bekommt frühzeitig die Entscheider an einen Tisch! Denn, ihr könnt euch noch so gut mit allen Beteiligten absprechen und ihre Wünsche erfüllen – wenn der Chef sich am Ende querstellt, war alles umsonst!

Klare Kommunikation ist alles!

Mit guter Kommunikation steht und fällt das Projekt. Um klar, unmissverständlich und strukturiert zu kommunizieren, kommt es laut Niels darauf an:

Niemand im Projekt darf wichtige Infos für sich behalten
Jeder holt sich eigenverantwortlich selbst die wichtigsten Informationen ab
Jeder sorgt dafür, dass alle anderen die notwendigen Infos erhalten
Berichte müssen so kurz sein, dass sie nicht bei der eigentlichen Arbeit stören, aber so ausführlich, dass auf ihrer Grundlage Entscheidungen getroffen werden können
Workflow-Definitionen müssen allen Projektbeteiligten bekannt sein. Nur so führen sie zum Erfolg.

Störfaktor Mensch: Projekte scheitern an Menschen

Auch wenn es schmerzhaft ist, sich das einzugestehen: Projekte scheitern an uns Menschen. Unfähige Mitarbeiter oder Projektleiter, unklare Ziele und Erwartungen, schlechte Planung, nachträgliche Änderungen, Streit und persönliche Befindlichkeiten – die Liste der menschlichen Störfeuer ist lang. Diese komplett auszuschalten, ist unmöglich. Aber es gibt einige Überlegungen, die großen Streitigkeiten zumindest vorbeugen können:

Macht euch bewusst: Frauen kommunizieren anders als Männer, Redakteure anders als ITler – passt eure Kommunikation je nach Fachabteilung und Kommunikationstypus an.
Auch wenn mittlerweile flache Hierarchien Trend sind: Informiert euch vorher, wer wo in der hierarchischen Ebene steht und passt auf, dass sich niemand auf den Schlips getreten fühlt.
Gibt es beim Auftraggeber und im eigenen Betrieb Guidelines für die Kommunikation, die zu beachten sind?
Besser bestehende Workflows und Prozesse nutzen, als neue zu etablieren
Verstehen alle das Gleiche unter Erfolg? Wann das Projekt als erfolgreich gilt, sollte messbar sein und zu Projektbeginn schriftlich fixiert werden.
Wertschätzung ist das A und O und ein gutes Steuerungsinstrument!

Tipp des Referenten zum Umgang mit „Saboteuren“, die jedes Projekt zum Scheitern bringen können: Entweder so schnell wie möglich loswerden oder so stark ins Projekt einbinden, dass sie dessen Scheitern als persönliches verstehen 😉

Risiken und Qualitätssicherung immer im Blick behalten

Risiko-Verdrängung ist immer ein unbewusster Vorgang, sagt Niels Dahnke. Und das ist gefährlich. Denn, auch wenn es unbequem ist, über Risiken nachzudenken: Ihr solltet sie immer im Blick haben. Und dabei können euch die gefürchteten Skeptiker weiterhelfen. Denn sie sind perfekt dafür geeignet, Risiken frühzeitig zu erkennen 😉

Sind die Risiken erkannt, solltet ihr sie bewerten und sofort nach einer Lösung suchen. Auch die Qualitätssicherung sollte fest in jeden Projektschritt integriert werden. Denn, so der Experte: Je später eine Qualitätssicherung erfolgt, desto teurer wird es!

Checklisten helfen weiter

Der Extra-Tipp von Niels Dahnke sind Checklisten. Am besten in Form von einfachen, klar strukturierten Arbeits- und Hilfsmitteln, die jeder Projektbeteiligte bekommt. Die haben alle schnell zur Hand und sie geben Sicherheit. Ein Beispiel hatte er auch gleich mit dabei: Eine Spielkarte, auf der 12 Tipps für erfolgreiche Online-Texte stehen, und die jeder Redakteur in die Hand gedrückt bekommt. .

Der Clou bei dem Ganzen: Niels rät dazu, alle Beteiligten unterschreiben zu lassen, dass sie das Hilfsmittel erhalten haben und es anwenden werden. Das schafft Verbindlichkeit und keiner kann am Ende sagen: Das hab ich aber nicht gewusst!

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