Tipps vom Experten

So wählt ihr die richtige Software für euer Business aus!

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Kosten, Richtlinien, Datensicherung – das sind nur einige Kriterien, auf die bei der Auswahl der richtigen Business-Software geachtet werden sollte. Aus dem riesigen Dickicht der Softwareanbieter die geeignete Lösung herauszusuchen, ist mühsam und zeitaufwändig. Da kommt der Leitfaden zur Softwareauswahl von SoftGuide gerade recht. Und die besten Tipps daraus teilt Geschäftsführer Uwe Annuß heute mit euch auf meinem Blog…

Die richtige Software auswählen – mit diesen Tipps gelingt`s
Die richtige Software auswählen – mit diesen Tipps gelingt`s

Mit diesen Expertentipps meines Gastautors wird die Wahl eurer Business-Software zum Kinderspiel…

Tipp 1: Folgekosten im Blick behalten!

Am häufigsten taucht anfangs die Frage nach dem Preis einer Software auf. Hierbei wird leider oft ausgeblendet, dass die Folgekosten bedeutender sein können, als der reine Anschaffungspreis. Zusatzkosten können etwa dadurch entstehen, falls die Software nachträglich angepasst, durch Fehler bzw. unzweckmäßige Funktionen Kosten verursacht oder regelmäßig upgedated werden muss. Ein wichtiger Aspekt sind dabei die unterschiedlichen Lizenz- und Preismodelle. Da es die unterschiedlichsten Lizenzmodelle für Softwareprodukte gibt, ist es wichtig, sich sämtliche Varianten für die jeweilige Software erläutern zu lassen.

Tipp 2: Software mit integrierter Datensicherung wählen

Datensicherung ist ein sehr wichtiges und oft komplexes Thema, das besonders in kleineren Unternehmen häufig unterschätzt wird.

Da sich gerade in kleineren Unternehmen nicht immer IT-Experten mit dem Thema Datensicherung beschäftigen, ist es sinnvoll, wenn die Software Aufgaben der Datensicherung, zum Beispiel durch integrierte Sicherungsassistenten, Hilfsprogramme oder Reorganisationsprogramme, mit übernimmt.

Es gibt auch Softwaresysteme, die auf interne Funktionen zur Datensicherung und Datenwiederherstellung verzichten und den Benutzer die Sicherung mit Hilfe des Betriebssystems oder speziellen Datensicherungsprogrammen selbst durchführen lassen. Die Datensicherung kann sehr wichtig, aber auch kompliziert werden, weshalb es Vorteile bietet, wenn die gewünschte Software solche Aufgaben gleich mit erledigt.

Extra-Tipp: Fragt, ob man die Software an herkömmliche Worst-Case-Strategien einer IT-Infrastruktur bzw. Administration anpassen kann. Auch ist es wichtig zu erfahren, ob sie im Worst-Case-Fall berücksichtigt wird.

Tipp 3: Auf Datenschutz und Informationssicherheit achten

Am 25. Mai 2018 wird die EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft treten. Für Unternehmen ergeben sich daraus neben den bisher schon bestehenden Pflichten auch neue Anforderungen im Bereich Datenschutz.

Besonders bei personenbezogenen Softwareprogrammen, zum Beispiel aus den Bereichen der Personalverwaltung und Lohnabrechnung sowie im medizinisch-ärztlichen Umfeld und in juristischen Einsatzgebieten, ist Sorgfalt für Datenschutzbelange gefragt und sollte funktional von der Software gewährleistet werden. Hinzu kommen Funktionen, die eine optimale, aber auch flexibel anpassbare Informationssicherheit bieten.

Extra-Tipp: Lasst euch von dem Anbieter der Software alle Optionen und vorhandenen Funktionen zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und der softwareseitigen Informationssicherheit erläutern. Erfolgt beispielsweise eine Protokollierung von Datenbewegungen, Zugriffen und Änderungen? Findet eine gesicherte, verschlüsselte Datenübertragung statt? Welche Methoden für Identitätsmanagement bzw. Authentifizierung bietet die Software?

Über den Autor und SoftGuide:

Uwe Annuß
Uwe Annuß

Der Geschäftsführer Uwe Annuß hat zahlreiche Softwaresysteme für große und kleine Unternehmen entwickelt und 1996 SoftGuide gegründet, um sich der Analyse des kommerziellen Softwaremarktes zu widmen.

Das Internetportal softguide.de ist mit dem Softwareführer eines der meistgenutzten Internetportale für Business-Software im deutschsprachigen Raum. Der Schwerpunkt liegt in der Erfassung und Präsentation von Branchenlösungen, Software für betriebliche Anwendungsbereiche und kommerzieller Standardsoftware. Aktuell entwickelt sich das Portal auch zu einer Ausschreibungsplattform für betriebliche Software. In den vergangenen drei Jahren konnte SoftGuide bereits über 1000 Unternehmen bei der Software-Recherche unterstützen und aufgrund ihrer Anforderungen potentielle Lösungen aufzeigen.

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Über Ralph Günther

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Schnell, einfach und komplett online: So stellte ich mir als Versicherungsmakler den Abschluss einer Berufshaftpflicht für Freelancer und Selbständige vor.  Da kein Anbieter eine ansprechende Lösung hatte, setzte ich meine Idee 2008 selbst um und gründete die exali AG (damals exali GmbH). Über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse schreibe ich auf dem RGBlog.

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