Der Arbeitstag beginnt um 9 Uhr und ist um 17:30 Uhr vorbei, dazwischen eine halbe Stunde Mittagspause – natürlich zur vorgeschriebenen Zeit. Über diesen Tagesablauf können Freelancer nur lachen, denn sie teilen sich ihren Arbeitstag frei ein. Um nicht ins Hudeln zu kommen und wichtige Aufgaben auf die lange Bank zu schieben, sollten Selbstständige ihre To-Dos ständig im Blick haben und ihren Tag gut planen. Hier gibt’s die passenden Tipps und Tricks dafür!
Ich nehme mir oft viel zu viel für den Tag vor, anstatt gezielt Sachen abzuarbeiten. Letztendlich schaffe ich oft viel zu wenig, weswegen ich euch (nicht ganz uneigennützig) ein paar Tools und Kniffe für einen erfolgreicheren Arbeitstag zusammengestellt habe!
Lernen von Mr. Eisenhower!
Das erste Tool ist mittlerweile fast so bekannt, wie sein Namensgeber: Die sogenannte Eisenhower-Matrix ist benannt nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der bekannt war für seine effizienten Arbeitsmethoden. Die einzige Vier-Felder-Tafel, die ihr nach dem Mathe-Unterricht gerne nutzen werdet!
Ihr könnt eure Aufgaben in vier Kategorien einteilen. Grundsätzlich beurteilt ihr die Aufgaben nach zwei Maßstäben: Wie dringend ist eine Aufgabe und wie wichtig ist sie. Bei Aufgaben, die in die unteren Kategorien fallen, könnt ihr Mut zur Lücke beweisen oder sie ganz unter den Tisch fallen lassen.
Doch aufgepasst: Dringende Aufgaben sind nicht automatisch wichtige Aufgaben. Nur, weil bestimmte Dinge bis zu einer gewissen Deadline erledigt sein sollten, haben sie noch keine Priorität. Manche dringenden Aufgaben sind nicht wichtig und können daher in die Warteschleife verschoben werden.
Medien-Junkie? Zeitmanagement-Tools!
Aufgaben organisieren nimmt oft mehr Zeit in Anspruch, als die Aufgabe zu erledigen. Deshalb sind Routine und Effektivität eure Schlüsselwörter zum Erfolg. In Zeiten von Smartphone, Apps und Co ist es sehr einfach, verschiedene Planungsformen, wie To-Do Listen, Kalender und Canvas, miteinander zu kombinieren. Eine kleine Auswahl für euch:
- DO erinnert euch beispielsweise jeden Tag an eure Termine und Pflichten, ist interaktiv und einfach zu bedienen.
- Evernote setzt noch einen drauf und kombiniert alle vorstellbaren (multimedialen!) Notizen, die auch über die Cloud abgerufen werden können.
- Zeiterfassung kümmert sich um eure Tagesplanung, verwaltet Kunden und Projekte und misst sehr konkret, wie lange ihr für eine Aufgabe braucht.
- Google Office ist der klassische Allrounder: Es beinhaltet Synchronisation sowie eine intuitive Benutzeroberfläche und ist mit allen Google Anwendungen wie Drive, Maps, Gmail und Co. kombinierbar.
Goodbye Prokrastination: Die wirkungsvollste Medizin gegen Aufschieberitis!
Kennt ihr das? Der Vorsatz des Morgens – heute richtig was von der To-Do-Liste abzuarbeiten – ist meist schon vor der Mittagspause gebrochen. Klar, ab und an sollten die Mails gecheckt werden, der Vormittagskaffee mit dem Lieblingskollegen sollte auch drin sein, aber das Bürostuhl-Wettrennen steht nur in seltenen Fällen ganz oben auf der Prioritäten-Liste. Prokrastination (Aufschieberitis) ist leider ein sehr zeitintensives Hobby, das euch letztendlich mehr Stress beschert als abbaut…
Die Motivation ist tot, lange lebe die Prokrastination?! Von wegen, ich hab hier ein paar wertvolle Tipps für Freelancer, mit denen ihr ab sofort wieder eine Dosis Motivation intus habt. Achso, und eure Ausreden entkräfte ich gleich mit:
- „Das neue Ablagesystem ist wichtiger!“
Das Chaos im Kopf kann man nicht beseitigen, also lieber erst Ordnung schaffen? Fangt mit kleinen Aufgaben an und arbeitet euch Schritt für Schritt vor.
- „Dafür hab ich wann anders noch Zeit!“
Erstes Anzeichen für schlechtes Zeitmanagement, da helfen sicher meine Tools und Tricks von oben 😉
- „Ich schreib mir einfach eine Liste!“
Kein schlechter Anfang, aber fürs Mittagessen habt ihr euch kein Häkchen verdient. Fangt mit dem Unangenehmsten an.
- „Nur einmal schnell auf Facebook…“
Im Internet lauern oft mehr Versuchungen als im Garten Eden. Deshalb: Offline gehen, nicht jede Mail sofort lesen und die Zeit in den sozialen Medien streng begrenzen!
Also: Planen, Prioritäten setzen und produktiv sein, ohne zu viel von sich zu verlangen – dann gibt’s keine (unnötigen) Unterbrechungen mehr im Workflow 🙂
Einfach: Nein!
Was so simpel klingt, kann ganz schön viel Anstrengung erfordern: Einfach mal „Nein“ sagen, wenn der Tag schon so überladen ist, dass das Mittagessen statt im Lieblings-Cafe am Schreibtisch stattfinden muss.
Und das fällt dann besonders schwer, wenn mit diesen vier Buchstaben auch ein Auftrag verloren geht. Doch wenn euer Anspruch an euch selbst Qualität statt Quantität ist, verhindert ein „Nein“ so manchen Stress-Schub.
Pausen sind genauso wichtig wie effektives Arbeiten: Produktiven und kreativen Input kann euch schon eine halbe Stunde Spaziergang verschaffen.
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Über Ralph Günther
Schnell, einfach und komplett online: So stellte ich mir als Versicherungsmakler den Abschluss einer Berufshaftpflicht für Freelancer und Selbständige vor. Da kein Anbieter eine ansprechende Lösung hatte, setzte ich meine Idee 2008 selbst um und gründete die exali AG (damals exali GmbH). Über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse schreibe ich auf dem RGBlog.
Über die exali AG
Die exali AG mit Sitz in Augsburg ist der Spezialist für Berufshaftpflicht-versicherungen für Freelancer und Selbständige. Ein intuitiver Online-Rechner ermöglicht den Abschluss einer Berufshaftpflicht in unter 10 Minuten. Bei exali treiben wir die Digitalisierung der Versicherungsbranche jeden Tag ein weiteres Stück voran.
