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Ralph Günther
exali-Gründer | Versicherungsexperte
Grundlagen kennen…

Lohnabrechnung & Co.: Was Startups wissen müssen

Wenn das Startup nach der Gründungsphase gut anläuft, ist es meistens bald so weit: Die ersten Mitarbeiter werden eingestellt. Spätestens dann müssen sich Gründer mit dem Thema Lohnbuchhaltung beschäftigen. Und dabei geht es um mehr, als nur pünktlich die Löhne auszuzahlen. Auch wenn viele die Lohnbuchhaltung auslagern, haben ein paar Grundkenntnisse zu diesem Thema noch nie geschadet…

Die Lohnbuchhaltung lagern viele Startups aus – Grundlagen sind trotzdem wichtig!
Die Lohnbuchhaltung lagern viele Startups aus – Grundlagen sind trotzdem wichtig!

… und die gibt’s heute in meinem Blogbeitrag 😉

Lohnbuchhaltung: Das sind die Aufgaben

Versäumnisse beim Thema Lohnbuchhaltung schaden nicht nur dem Ansehen als Arbeitgeber, sondern es drohen rechtliche Konsequenzen, die ganz schön wehtun können! Deshalb sollten sich Gründer einen Überblick zu diesem Thema verschaffen, um von Anfang an alles richtig zu machen. Die primäre – weil sofort sichtbare – Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist, dass alle Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt auf ihrem Konto haben. Doch es gibt noch weitere Pflichten der Lohnbuchhaltung:

  • Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Überweisung der Lohnabzüge an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt (sowie an andere Zahlungsempfänger, zum Beispiel für vermögenswirksame Leistungen)
  • Führen der Jahreslohnkonten
  • Belege für die Lohnkosten an die Hauptbuchhaltung weitergeben
  • Personalstammdaten pflegen
  • Arbeitsverträge erstellen und verwalten
  • Kündigungen und Entlassungen finanziell abwickeln und Mitarbeiter abmelden
  • Jahresabschluss der Lohnkonten und Meldung an die Agentur für Arbeit
  • Gesetzliche Meldepflichten erfüllen
  • Ansprechpartner für arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerrechtliche Fragen

Wer denkt, Lohnbuchhaltung kann doch irgendjemand aus dem Unternehmen nebenher machen, der liegt weit daneben. Denn neben den genannten Aufgaben, die korrekt und pünktlich erledigt sein müssen, muss ein Lohnbuchhalter sich auch mit unzähligen Gesetzen auskennen: Tarifrecht, Mutterschutz- und Schwerbehindertengesetz, Sozialversicherungsrecht und, und, und…

Meldepflichten versäumen: Kein Spaß!

Beim Thema Lohnbuchhaltung gibt es Pflichten, mit denen nicht zu spaßen ist. Versäumnisse können Selbständige schnell in Schieflage bringen! Wichtige Meldepflichten sind:

  • Datenübermittlung an Sozialversicherungsträger, zum Beispiel Renten- und Unfallversicherung
  • Beitragsnachweise für die Krankenkasse
  • Lohnsteueranmeldung des Arbeitnehmers
  • Abmeldungen von Mitarbeitern

Besonders wichtig ist es, die einbehaltenen Beiträge (Lohnsteuer, Krankenversicherungsbeiträge) der Arbeitnehmer fristgerecht an die Krankenkassen und an das Finanzamt abzuführen. Wer zum Beispiel Krankenkassenbeiträge nicht rechtzeitig bezahlt, dem drohen hohe Geldbußen und schlimmstenfalls sogar eine Haftstrafe. Außerdem werden Schulden bei Krankenkassen als Anzeichen für eine Insolvenz gewertet!

Hilfe, ich will das nicht machen!

Wer es jetzt mit der Angst zu tun bekommt, wenn er an die Lohnbuchhaltung denkt, dem sei gesagt: Du bist nicht allein! Selbst kleine Unternehmen nehmen meist lieber das Geld in die Hand und lagern die Lohnbuchhaltung zum Steuerberater aus. Wenn das für euch nicht in Frage kommt, keine Panik: Es gibt Tools und Software, die euch beim Thema Lohnbuchhaltung unterstützen können.

Meine Kollegen von der Gründerküche haben eine Übersicht über die besten Lohnbuchhaltungs-Tools erstellt und geben außerdem noch Tipps, was ihr bei der Auswahl beachten solltet.

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Über Ralph Günther

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Schnell, einfach und komplett online: So stellte ich mir als Versicherungsmakler den Abschluss einer Berufshaftpflicht für Freelancer und Selbständige vor.  Da kein Anbieter eine ansprechende Lösung hatte, setzte ich meine Idee 2008 selbst um und gründete die exali AG (damals exali GmbH). Über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse schreibe ich auf dem RGBlog.

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