Wer kennt das nicht: Objekt der Begierde online geshopped oder Dienstleistung in Anspruch genommen und dann verschwindet die Rechnung dafür versehentlich in den Tiefen des eigenen Schreibtisch-Chaos und es wird einfach vergessen zu bezahlen! Wenn auch nicht mit böser Absicht, solche Situationen bringen Freiberufler und Selbstständige in eine unangenehme Situation. Denn jetzt heißt es: Ran an die Tasten und Mahnung schreiben! Aber wie geht das richtig? Und wie lässt sich eine Zahlungseinforderung so verpacken, dass der Kunde nicht vergrault wird?
Mein heutiges Fundstück zeigt euch, wie ihr auf charmante und höfliche Art eine Mahnung schreiben könnt!
Jeder Euro zählt!
In seinem Artikel „Wie du eine Mahnung schreibst, ohne deine Kunden zu vergrätzen“ gibt Autor Dieter Petereit viele wertvolle Tipps, wie ihr eure Kunden zum Zahlen noch offener Rechnungsbeträge auffordert, ohne als böser Geldeintreiber dazustehen! Denn mal unter uns: So heikel das Thema auch sein mag und so gerne ihr eurem Beruf nachgeht, alleine von Leidenschaft am Business und einem zufriedenen Kunden lässt es sich nicht leben. Und deshalb sollten auch keine Rechnungen untergehen, nur um Auftraggebern & Co. nicht auf den Rechnungs-Schlips zu treten!
Keep calm and stay polite!
Der Autor hat seinen Mahnungs-Ratgeber in zwei Stufen eingeteilt. Denn während es früher Gang und Gäbe war, mehrere aufeinanderfolgende Mahnungen mit nicht allzu freundlicher Formulierung zu versenden, heißt es heute: Erstmal höflich erinnern, dann mit einer Mahnung deutlicher werden! Wie das in der Praxis genau aussieht, hat Petereit sehr übersichtlich aufgedröselt und anhand von vorformulierten Beispielsätzen dargestellt. Besonders praktisch: Theoretisch können die Sätze einfach abgewandelt und für die eigenen zukünftigen Mahnungen übernommen werden 🙂
Bevor ermahnt wird, wird erst erinnert!
Wer also in eine solche Situation gerät, kann sich erstmal an folgende Regeln halten:
- Höflich bleiben
- Nicht mit unangenehmen Folgen für den Kunden drohen
- Keine Frist setzen
- Rechnungskopie mitschicken
- Darauf hinweisen, dass das Schreiben gegenstandslos ist, falls das Geld inzwischen überwiesen wurde
Schließlich ist es wahrscheinlich, dass der Kunde die Bezahlung ohne jegliche bösen Hintergedanken schlichtweg vergessen hat.
Und für die raffinierten Freiberufler unter euch hat Dieter Petereit noch einen besonderen Tipp: Wer auf Nummer sicher gehen und den Kunden mit einer solchen Erinnerungen auf gar keinen Fall vergraulen will, kann das Schreiben auch dazu nutzen, sich nochmal beim Kunden zu bedanken oder um Feedback zu bitten.
Aber wenn auch das nichts hilft und der Kunde untergetaucht zu sein scheint, geht es ans Eingemachte und eine Mahnung muss herhalten. Dann heißt es: Deutlicher werden und in jedem Fall eine Zahlungsfrist setzen! Auf was es noch ankommt und wie das in der Praxis aussehen kann, könnt ihr am besten selbst im Artikel nachlesen 🙂
