Das Jahr neigt sich dem Ende entgegen und in vielen Unternehmen stehen sie wieder an: Die Jahresgespräche oder Mitarbeitergespräche. Ziel des Gesprächs ist es, das vergangene Jahr zu reflektieren, Probleme aufzudecken und zu beheben, den Mitarbeiter zu motivieren und neue Ziele fürs kommende Jahr festzulegen. Doch so ein Jahresgespräch kann auch schnell nach hinten losgehen. Damit das Jahresgespräch mit euren Mitarbeitern ein Erfolg wird, habe ich hier vier Tipps für euch zusammengestellt.
Und da das nächste Jahresgespräch bald anliegt, legen wir gleich los…
1. Bereitet euch gut auf das Jahresgespräch vor
Klar, eure Mitarbeiter werden sich auf das Jahresgespräch vorbereiten. Schließlich möchten sie einen guten Eindruck machen, positives Feedback erhalten und eventuell auch über Forderungen und Verbesserungen sprechen. Doch auch ihr als Chef solltet euch auf das Mitarbeitergespräch gut vorbereiten, so könnt ihr euch Ärger und Stress ersparen. Plant genug Zeit für jeden Mitarbeiter ein, damit ihr alle Themen in Ruhe besprechen könnt. Je nach Anzahl der Mitarbeiter braucht ihr für die Planung mehr Zeit und manchmal können sich die Jahresgespräche über Wochen hinweg ziehen.
Im Idealfall legt ihr einen standardisierten Ablauf für die Jahresgespräche fest. Eine Protokollvorlage kann euch durch das Gespräch führen und ihr kommt nicht in die Gefahr, einen wichtigen Punkt zu vergessen. Den Ablaufplan solltet ihr eurem Mitarbeiter im Vorfeld zukommen lassen. So kann dieser sich ebenfalls auf das Gespräch vorbereiten. Diese Vorbereitung braucht natürlich Zeit, deshalb solltet ihr den Mitarbeitern die Termine für ihre Gespräche so früh wie möglich mitteilen. Bereitet euch auf jeden Mitarbeiter individuell vor. Macht euch Gedanken über dessen Position in der Firma. Reflektiert das vergangene Jahr. Was hat euch gefallen? Was hat euch gestört? Wo seht ihr euren Mitarbeiter im kommenden Jahr? Je mehr ihr über euren Mitarbeiter wisst, desto besseres Feedback könnt ihr ihm geben und umso besser könnt ihr auf seine Forderungen eingehen.
2. Führt ein Gespräch auf Augenhöhe
Wenn euer Mitarbeiter denkt, er habe eine Audienz beim Papst, dann ist er nervös und wird euch kaum seine Probleme anvertrauen. Für ein Jahresgespräch ist es essenziell, dass eine angenehme Gesprächsatmosphäre herrscht. Seid auf keinen Fall vorwurfsvoll, Anschuldigungen und ein lauter Ton bringen euch nicht weiter.
Versucht euch stattdessen in euren Mitarbeiter hineinzuversetzen. Zeigt Interesse an ihm und seiner Arbeit. Für den Gesprächseinstieg ist es förderlich, wenn ihr den Mitarbeiter zuerst erzählen lasst. Dadurch baut sich Stress bei ihm ab und ihr könnt euch schon mal anhören, wie der Mitarbeiter das vergangene Jahr empfunden hat. Das gibt euch gute Anhaltspunkte für den späteren Gesprächsverlauf.
Fragt nach, ob es Probleme gab, welche Ursache diese haben und wie ihr diese beseitigen könntet. Vielleicht fühlt sich euer Mitarbeiter überfordert und ihm würde zum Beispiel eine Fortbildung dabei helfen, seine Aufgaben besser zu meistern. Versucht herauszufinden, wie das Arbeitsklima in den jeweiligen Abteilungen ist. Oftmals kriegen Unternehmer Konflikte in der Belegschaft gar nicht mit. Und falls doch, dann könnt ihr hier nachlesen, wie ihr mit Konflikten im Berufsalltag besser umgehen könnt.
Bei einer Unterhaltung auf Augenhöhe gehört es auch dazu, selbstkritisch zu sein. Gebt eurem Mitarbeiter die Möglichkeit das auszusprechen, was ihn an der Zusammenarbeit mit euch stört. Vielleicht bringt ihr ihm nicht genug Vertrauen oder Wertschätzung entgegen, vielleicht hakt die Arbeit, weil die Mitarbeiter auf euer Feedback zu lange warten müssen und wichtige Aufgaben dadurch nicht weiterbearbeitet werden können.
3. Alte Ziele evaluieren und neue Ziele setzen
Ziel des Jahresgesprächs ist es auch, festzustellen, ob der Mitarbeiter die gesetzten Ziele aus dem Vorjahr erreicht hat. Schaut euch gemeinsam an, welche Ziele im letzten Jahr festgelegt wurden, welche der Mitarbeiter erreicht hat und welche nicht. In letzterem Fall solltet ihr gemeinsam überlegen, woran das lag, was der Mitarbeiter braucht und was er selbst verbessern kann, um die Ziele doch noch zu erreichen.
Anschließend könnt ihr gemeinsam Ziele für das neue Jahr festlegen. Dabei können folgende Fragen helfen: Welche Fähigkeiten soll der Mitarbeiter verbessern? Wo ist er bereits gut und wo hat er noch Nachholbedarf? Welche Projekte oder Zahlen sollen im kommenden Jahr erreicht und umgesetzt werden? Je genauer und konkreter ihr die Ziele definieren könnt, desto besser. Wichtig ist, dass die Ziele gemeinsam mit dem Mitarbeiter festgelegt werden. Sie müssen realistisch und messbar sein. Es bringt nichts zu sagen „Sie müssen Ihr Englisch verbessern“. Stattdessen wäre es besser zu sagen „Das Ziel ist es, dass Sie ihr Englisch soweit verbessern, dass Sie unsere Kunden am Telefon auch auf Englisch beraten können.“ Oder eine bestimmte Niveaustufe festzulegen, die der Mitarbeiter erreichen soll.
Die Ziele solltet ihr am Ende unbedingt schriftlich festhalten und das Protokoll beide unterschreiben, damit ihr nächstes Jahr noch wisst, was ihr vereinbart habt.
Tipp: Lasst dem Mitarbeiter, bevor er das Protokoll unterschreiben soll, eine Kopie davon zukommen. So kann er nochmal in Ruhe alles überprüfen. Damit vermeidet ihr, dass der Mitarbeiter vor Nervosität einem Ziel zustimmt, mit dem er eigentlich gar nicht einverstanden ist.
4. Pflegt eine vertrauensvolle Feedbackkultur
Ein Jahresgespräch ist Vertrauenssache. Deshalb sollten vertrauliche Informationen auch im Kreise der Teilnehmer bleiben. Haltet Zusagen immer ein und bietet euren Mitarbeitern die Möglichkeit, auch während des Jahres Feedback bei euch einzuholen. Nur so können sie prüfen, ob sie auf dem richtigen Weg sind oder ob es noch Verbesserungsbedarf gibt.
Außerdem sollte es die Möglichkeit geben, Ziele im Jahresverlauf zu korrigieren. Beispielsweise, wenn es nicht mehr erreicht werden kann, weil ein Projekt aus Kostengründen doch eingestampft wird. Gebt eurem Mitarbeiter dann die Möglichkeit, ein neues Ziel zu definieren, das er erreichen möchte.
Checklisten zur Vorbereitung der Mitarbeitergespräche
Auf der Webseite des Instituts für Psychologie-Transfer (ITP) habe ich zwei Checklisten gefunden, die euch bei der Vorbereitung der Mitarbeitergespräche helfen können:
Jetzt seid ihr bestens gerüstet für die anstehenden Jahresgespräche mit euren Mitarbeitern. Ich wünsche euch viel Erfolg dafür! 🙂
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